flowtact-logo-blau

Fallstudien unserer

bisherigen Projekte

Hier haben wir Dir eine Auswahl an unseren bisher umgesetzten Projekten als Fallstudien zusammengefasst.

Tool zur Überbrückungshilfe

Standardlösung mit dem wir die Ermittlung und Dokumentation von Überbrückungshilfe-Anträgen und Schlussabrechnungen für mehr als 900 Steuerberaterinnen effizienter und transparenter gemacht haben.

Tool zur Überbrückungshilfe

casestudy_ueberbrueckungshilfetool

Ausgangssituation / Problem

Die Bearbeitung der Überbrückungshilfen war für viele unserer Kunden sehr zeitintensiv, da für jeden Fall oftmals ein eigenes Arbeitspapier „gebastelt“ wurde. Trotzdem konnte auch so nicht sichergestellt werden, dass alle Buchungen vollständig geprüft und alle förderfähigen Kosten angesetzt und korrekt zugeordnet wurden. Rückfragen waren ebenfalls sehr zeitaufwendig, da Ermittlungen mühsam rekonstruiert werden mussten.

Herausforderungen

Enormer Zeitdruck aufgrund des näher rückenden Fristendes und gleichzeitig Druck der Mandanten, die Liquidität aus der Überbrückungshilfe schnell zu erhalten. Zudem waren Haftungsrisiken aufgrund der Eigenschaft als zu prüfender Dritter und damit eine aufwendige Dokumentation verbunden. Letztlich gab es keine Möglichkeit, die Vollständigkeit der Fixkosten zu prüfen/sicher zu stellen.

Unsere Lösung

Durch unser Überbrückungshilfe-Tool haben unsere Kunden eine kanzleiweit einheitliche Lösung, mit der sichergestellt werden kann, dass alle förderfähigen Kosten angesetzt werden. Mit einem Klick kann alles dem richtigen Monat zugeordnet und so die bestmögliche Förderung für den Mandanten erlangt werden. Gleichzeitig ist alles lückenlos dokumentiert und Rückfragen können schnell und unkompliziert beantwortet werden. Sofern Fragen oder Probleme auftauchen, steht unser schneller kostenfreier Support
zur Verfügung.

casestudy_ueberbrueckungshilfetool

Ergebnis und Vorteile

  • Kanzleiweit einheitlicher Ermittlungsprozess
  • Sicherstellung, dass alle förderfähigen Kosten angesetzt werden
  • Dokumentation bis auf Buchungssatzebene inklusive detailliertem Bericht für den Mandanten

Harte Fakten

  • Zeitersparnis im Schnitt mehr als 60%
  • Einsatzbereit in 10 Minuten
  • Einarbeitung ca. 2 Stunden
  • Investition: 100 € je Überbrückungshilfe

Tool zur Auszahlung von Tantiemen

Automatische Datenkonvertierung aus einer eigenentwickelte Softwarelösung und Erstellung von DATEV-Buchungsstapeln sowie Erstellung von SEPA-XML Dateien zum Import in Online-Banking-Programmen.

Tool zur Auszahlung von Tantiemen

case_study_1

Ausgangssituation / Problem

Vier Mal im Jahr zahlt ein Mandant unseres Kunden Tantiemen an seine Autoren aus. Basis für die Auszahlungen sind Daten aus einem eigenentwickelten System der internationalen Konzernmutter, die bisher manuell anhand von Excel-Listen zur Auszahlung angewiesen und in der Buchhaltung verbucht wurden. Dies war sehr aufwendig und aufgrund manueller Eingaben fehleranfällig.

Herausforderungen

Die neue Lösung sollte den Prozess effizienter gestalten, Fehlerrisiken minimieren und mehr Transparenz schaffen. Wichtig war eine flexible Lösung, die jederzeit schnell und einfach angepasst und erweitert werden kann, wenn sich z.B. Anforderungen oder die Datenbasis ändern.

Unsere Lösung

Wir entwickelten ein individuelles, auf diesen Prozess zugeschnittenes Tool. Der prozessbasierte Aufbau beinhaltet den Import der Basisdaten per Mausklick, die Aufbereitung von Buchungssätzen und Zahlungsdaten für In- und Ausland. Teil-Prozessschritte wurden um Plausibilisierungen zur Qualitätssicherungen ergänzt. Die Exporte der Buchungssätze erfolgen im DATEV-Format, die Zahlungsdaten werden im Format für den Import in die Online-Banking Software exportiert.

case_study_1

Ergebnis und Vorteile

  • Zeitersparnis von ca. 95% (vorher 48 Std., danach 3 Std.)
  • Fehlerrisiko auf nahezu null minimiert
  • Mehr Transparenz über den gesamten Emittlungsprozess

Harte Fakten

  • Entwicklungsdauer: 3 Wochen
  • Zeitersparnis absolut je Termin: 45 Std.
  • Amortisation schon mit dem ersten Auszahlungsrhythmus
  • Investition: 3.000 €

Zentrale Dokumentation von Prozessen

Cloudbasierte Applikation zur Verwaltung von Geschäftsprozessen mit Verantwortlichen, Links zu Dokumentationen und Flowcharts sowie regelmäßige automatisch Erinnerung zur Prüfung der Aktualität.

Zentrale Dokumentation von Prozessen

Ausgangssituation / Problem

Die Prozesse unseres Kunden waren bisher nicht oder nur teilweise dokumentiert. Es war nicht klar, welche Prozesse überhaupt bestehen und wer jeweils verantwortlich dafür ist. Zudem fehlte Mitarbeitern in verschiedenen Bereich das Verständnis ihres Beitrags zum Gesamtprozess und für einzelne Aufgaben waren die Prozessschritte nicht klar. Teilweise mangelte es auch an der ganz grundsätzlichen Bearbeitung bestimmter Tätigkeiten in den Softwarelösungen.

Herausforderungen

Es sollte eine zentrale Lösung entwickelt werden, die einen Überblick über die einzelnen Geschäftsprozess und deren Verantwortlichen beinhaltet. Im Weiteren war wichtig, die Dokumentation der Prozesse zunächst visuell als FlowChart darzustellen, um jedem Mitarbeiter ein Verständnis für den Gesamtprozesses sowie seinen individuellen Beitrag zu ermöglichen. Für die konkreten Tätigkeiten sollten Beschreibungen in Textform mit Screenshots hinterlegt werden, um die Bearbeitung im Falle von Unterstützung und Vertretung effizient zu ermöglichen.

Unsere Lösung

Auf Basis der Anforderungen haben wir eine individuelle cloudbasierte Applikation entwickelt, welche alle der genannten Herausforderungen erfüllt. Die Applikation ermöglicht jederzeitigen Zugriff auf FlowCharts und Beschreibungen aus dem jeweiligen Prozess heraus. Ebenfalls werden zusammenhängende Prozesse dargestellt, um den Gesamtüberblick zu optimieren. Zusätzlich zu jedem Prozess kann die verantwortliche Person hinterlegt werden. Für die Aktualität der Dokumentationen wird eine automatische Erinnerung zur Prüfung der Dokumentationen in einem selbst definierten Rhythmus per E-Mail versendet.

Ergebnis und Vorteile

  • Zeitersparnis von ca. 30% durch schnelles Auffinden relevanter Dokumentationen
  • Detailliertes Prozessverständnis bei allen Mitarbeitern
  • Reduzierung von Fehlern, durch klare Tätigkeitbeschreibungen

Harte Fakten

  • Dauer der Umsetzung und Implementierung: 3 Wochen
  • Zeitersparnis absolut pro Mitarbeiter: ca. 1 Std./Woche
  • Investition: 5.000 €

Automatischer Import von Kassendaten

Konvertierung von Exporten eines Kassensystem, welches keine DATEV-Exportschnittstelle bietet, in DATEV-Buchungsstapel zur automatischen Verbuchung in Kanzlei-Rechnungswesen.

Automatischer Import von Kassendaten

Ausgangssituation / Problem

Der Mandant unseres Kunden nutzt ein elektronisches Kassensystem, welches keine Möglichkeit bietet, Daten in einem DATEV kompatiblen Format zu exportieren. Zudem enthalten die einzelnen Exportdateien jeweils nicht alle erforderlichen Daten (Spalten), die für eine Verbuchung in der Buchhaltung notwendig sind. Da erfordert eine manuelle Erfassung der Buchungen in DATEV, was aufgrund der Vielzahl kleiner Buchungen sehr zeitaufwendig ist.

Herausforderungen

Die neu entwickelte Lösung sollte den automatisieren Import der Daten in die DATEV-Buchhaltung ermöglichen. Wichtig war dabei die Flexibilität, das bei neuen Arten von Geschäftsvorfällen sehr einfach die Buchungslogik im Tool (z.B. Auswahl des Kontos) angepasst und erweitert werden kann. Insgesamt sollte der Aufwand in der Kanzlei, als auch beim Mandanten deutlich reduziert werden.

Unsere Lösung

Auf Basis der Anforderungen haben wir ein individuelles, auf diesen Prozess zugeschnittenes Tool entwickelt. Der prozessbasierte Aufbau umfasst den Import der exportierten Kassendaten per Mausklick, sowie die automaische Konvertierung in DATEV-Buchungsstapel. Die zu bebuchenden Konten können je Geschäftsvorfall individuell und eigenständig im Tool hinterlegt werden. Für den Import der Buchungsdaten DATEV mittels Stapelverarbeitung sind dann nur noch wenige Mausklicks notwendig.

Ergebnis und Vorteile

  • Zeitersparnis von ca. 80%
  • Korrekte Verbuchung durch automatisierte Kontenzuordnung
  • Kein Suchen von Differenzen beim Buchen

Harte Fakten

  • Dauer der Umsetzung und Implementierung: 1 Woche
  • Zeitersparnis absolut pro: 1,5 Std.
  • Investition: 700 €

Anbindung individueller Systeme an Unternehmen online

Automatisierte Übertragung und Verbuchung von Rechnungen inklusive Belegbilder eines Online-Shops ohne Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online oder Kanzlei-Rechnungswesen.

Anbindung individueller Systeme an Unternehmen online

Ausgangssituation / Problem

Der Mandant unseres Kunden nutzt ein Online-Shop-System, welches keine Möglichkeit bietet, Daten an Unternehmen online zu übertragen. Zudem sind die Exporte von Daten und Rechnungen aus dem System sehr umständlich und dadurch zeitaufwendig. Bei unserem Kunden, der Steuerkanzlei, erfordert dies eine manuelle Verbuchung der manuell hochgeladenen Rechnungen, da keine Buchungsinformationen übertragen werden können. Insgesamt ist der Prozess zeitaufwendig und fehleranfällig.

Herausforderungen

Ziel war es eine Lösung zu entwickeln, welche die Daten der Ausgangsrechnungen automatisiert, zu bestimmten Zeiten aus dem Online-Shop abruft und nach Unternehmen online überträgt. Zudem sollten die vorhandenen Buchungsinformationen aus dem Online-Shop ebenfalls abgerufen werden, um die Buchungen korrekt kontiert, vollständig automatisiert in Kanzlei-Rechnungswesen importieren zu können. Der Mandanten sollte zudem von der Tätigkeit des manuellen Datenexports befreit werden.

Unsere Lösung

Wir haben eine Webapplikation entwickelt, welche die Rechnungen des Online-Shops regelmäßig zu bestimmten Zeiten automatisch abruft und nach Unternehmen online überträgt. Im Weiteren werden auf Basis der Daten im Online-Shop die finalen Buchungssätze inklusive Belegzuordnung in Unternehmen online erstellt, sodass diese einfach in Kanzlei-Rechnungswesen importiert werden können. Der Mandant unseres Kunden ist nun vollständig bei diesem Prozess ausgenommen und muss keine manuellen Schritte mehr durchführen.

Ergebnis und Vorteile

  • Zeitersparnis ca. 90%
  • Reduzierung von Fehlern
  • Automatisierte Kontierung und Verbuchung
  • Entlastung des Mandanten von manuellen Tätigkeiten

Harte Fakten

  • Dauer der Umsetzung und Implementierung: 2 Wochen
  • Zeitersparnis absolut pro Monat: ca. 3 Std
  • Investition: 1.500 €

Bereit für eine Flow-Analyse?

Lass uns gemeinsam in einer 30-minütigen Flow-Analyse herausfinden, wie auch Du von unserer Expertise* profitieren kannst.

*Mit unserem Überbrückungshilfetool und weiteren Projekten machen wir schon mehr als 700 Steuerberater und Steuerberaterinnen glücklich.

Fallstudien

Ausgangssituation / Problem

Herausforderungen

Unsere Lösung

Ergebnis und Vorteile

Harte Fakten