Hier haben wir Dir eine Auswahl an unseren bisher umgesetzten Projekten als Fallstudien zusammengefasst.
Ausgangssituation / Problem
Unser Kunde – eine Steuerkanzlei – erhält monatlich Buchungsdaten seines Mandanten aus dem Buchhaltungssystem von Oracle. Problem ist, dass die Exporte aus Oracle nicht mit 1:1-Konto/Gegenkonto-Zuordnung erfolgen, sondern mehrere Buchungszeilen unter einer ID zusammengefasst sind, mit unterschiedlichen Soll-/ und Haben-Beträgen und Konten und diese nur in Summe dieses Buchungszeilenpakets auf 0,00 aufgehen (ähnlich dem Schema, wie es auch häufig bei Exporten aus SAP vorkommt). Ein direkter Import in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen ist somit nicht möglich. Eine manuelle
Aufbereitung kommt schon wegen des Umfangs mit mehreren tausenden Buchungszeilen pro Monat nicht in Betracht.
Herausforderungen
Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, welche die Buchungsdaten automatisiert in DATEV-Buchungssätze konvertiert und in DATEV Kanzlei-Rechungswesen importiert. Dazu war es notwendig die einzelnen Buchungszeilen innerhalb der Gruppierten nach ID mit den zugehörigen Gegen-Buchungszeile zu verknüpfen, um eine einzelne Buchungszeilen mit Konto und Gegenkonto je Betrag zu erstellen. Erschwerend kam hinzu, dass auch Buchungen mit unterschiedlichen Steuersätzen sowie Fremdwährungen in den Basisdaten enthalten sind.
Durch unsere Webapplikation werden vollständig automatisiert, mit verschiedenen Algorithmen, die Buchungszeilen in einem Buchungszeilenpaket analysiert, die jeweiligen Gegenzeilen gefunden und verknüpft. Buchungszeilen mit Vorsteuern werden auf Basis der daraus ermittelten Nettobeträge
mit Validierung des Steuersatzes den relevanten Buchungszeilen zugeordnet und Steuerschlüssel generiert. Währungskurse werden auf Basis der Fremdwährungsbeträge ermittelt. Für Sach- und Personenkonten besteht eine Kontenzuordnung zur Überleitung in DATEV Konten, welche jederzeit durch den Anwender angepasst werden kann. Ergebnis sind DATEV-Buchungssätze inklusive Verknüpfung von Beleg in DATEV Unternehmen online, welche mittels
DATEV CSV-Datei importiert oder direkt über DATEV Connect nach Kanzlei-Rechnungswesen übertragen und verbucht werden können. Abschließend erfolgt eine Saldenabstimmung der Summen und Salden in DATEV mit den Ursprungsdaten.
Ergebnis und Vorteile
Harte Fakten
Ausgangssituation / Problem
Die Prozesse unseres Kunden waren bisher nicht oder nur teilweise dokumentiert. Es war nicht klar, welche Prozesse überhaupt bestehen und wer jeweils verantwortlich dafür ist. Zudem fehlte Mitarbeitern in verschiedenen Bereich das Verständnis ihres Beitrags zum Gesamtprozess und für einzelne Aufgaben waren die Prozessschritte nicht klar. Teilweise mangelte es auch an der ganz grundsätzlichen Bearbeitung bestimmter Tätigkeiten in den Softwarelösungen.
Herausforderungen
Es sollte eine zentrale Lösung entwickelt werden, die einen Überblick über die einzelnen Geschäftsprozess und deren Verantwortlichen beinhaltet. Im Weiteren war wichtig, die Dokumentation der Prozesse zunächst visuell als FlowChart darzustellen, um jedem Mitarbeiter ein Verständnis für den Gesamtprozesses sowie seinen individuellen Beitrag zu ermöglichen. Für die konkreten Tätigkeiten sollten Beschreibungen in Textform mit Screenshots hinterlegt werden, um die Bearbeitung im Falle von Unterstützung und Vertretung effizient zu ermöglichen.
Auf Basis der Anforderungen haben wir eine individuelle cloudbasierte Applikation entwickelt, welche alle der genannten Herausforderungen erfüllt. Die Applikation ermöglicht jederzeitigen Zugriff auf FlowCharts und Beschreibungen aus dem jeweiligen Prozess heraus. Ebenfalls werden zusammenhängende Prozesse dargestellt, um den Gesamtüberblick zu optimieren. Zusätzlich zu jedem Prozess kann die verantwortliche Person hinterlegt werden. Für die Aktualität der Dokumentationen wird eine automatische Erinnerung zur Prüfung der Dokumentationen in einem selbst definierten Rhythmus per E-Mail versendet.
Ergebnis und Vorteile
Harte Fakten
Ausgangssituation / Problem
Der Mandant unseres Kunden nutzt ein elektronisches Kassensystem, welches keine Möglichkeit bietet, Daten in einem DATEV-kompatiblen Format zu exportieren. Zudem enthalten die einzelnen Exportdateien jeweils nicht alle erforderlichen Daten, welche für eine Verbuchung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen notwendig sind. Dadurch war es notwendig die Daten aus den verschiedenen Exportdateien manuell zusammenzuführen oder die Kassenumsätze komplett händisch zu erfassen. Durch die Vielzahl der Buchungen aufgrund verschiedener Steuersätze und Kategorisierung der Umsätze aus verschiedenen Erlöskonten
war der Prozess enorm zeitaufwendig und zudem fehleranfällig.
Herausforderungen
Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, welche die Daten der verschiedenen Exportdateien automatisiert zusammenführt und daraus DATEV-Buchungssätze erstellt. Wichtig war dabei die Flexibilität, dass die Kontenzuordnungen durch den Anwender jederzeit angepasst oder erweitert werden können, dass bei neuen Umsatzarten sehr einfach die entsprechenden Erlöskonten zugeordnet werden können und bei der Erstellung der Buchungssätze berücksichtigt werden. Insgesamt sollte der Aufwand in der Kanzlei, als auch beim Mandanten deutlich reduziert werden.
Durch unsere Webapplikation erfolgt nun die automatische Zusammenführung und Konvertierung der Daten aus den verschiedenen Exportdateien pro Monat. Erlöskosten lassen sich zu jeder Umsatzkategorie durch den Anwender erfassen und jederzeit anpassen. Nach erfolgter Konvertierung und Kontenzuordnung werden automatsiert Buchungssätze sowie Dateien im DATEV-Format zur Stapelverarbeitung in Kanzlei-Rechnungswesen erstellt. Manuelle Tätigkeiten zur Zusammenführung von Exportdateien und manuelle Verbuchungen entfallen komplett.
Ergebnis und Vorteile
Harte Fakten
Ausgangssituation / Problem
Der Mandant unseres Kunden – eine Steuerkanzlei – nutzt ein Online-Shop-System, welches keine Möglichkeit bietet, Daten an Unternehmen online zu übertragen. Eine Standardlösung zum automatischen Abruf der Rechnungen aus dem Online-Shop und Übertragung nach DATEV Unternehmen online wies Lücken beim Abruf auf und konnte nicht flexibel an die Bedürfnisse der zu übertragenden Daten angepasst werden. Manuelle Exportmöglichkeiten konnten ebenfalls nicht mit allen relevanten Daten eingerichtet werden. Eine automatisierte Zuordnung von Zahlungen zu den Rechnungen war ebenfalls nicht möglich, da in fast allen Fällen mittels Paypal gezahlt wird und die PayPal-ID für die Zuordnung fehlt. Dies führte zu enormer Aufwand bei Mandant und Steuerkanzlei zur Anpassung bereitgestellter Daten und deren Verbuchung. Insgesamt war der Prozess zeitaufwendig und fehleranfällig.
Herausforderungen
Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, welche die Ausgangsrechnungen und Buchungsdaten automatisiert abruft, in DATEV-Buchungssätze konvertiert und die PDF-Dokumente in Unternehmen online übertragt und mit den Buchungssätzen verlinkt. Bei Zahlungen mittels PayPal sollte die PayPal-ID als Belegnummer in die Buchungssätze übernommen werden, um spätere Zahlungen automatisiert zuordnen zu können. Der Mandant sollte zudem von manuellen Datenexporten befreit werden.
Durch unsere Webapplikation können die Ausgangsrechnungen des Online-Shops nun automatisch abgerufen und nach Unternehmen online übertragen werden. Zudem werden alle relevanten Rechnungsdaten inklusive der PayPal-ID (wenn vorhanden) abgerufen und automatisch in Buchungssätze konvertiert sowie die definierten Erlöskonten je Artikel und Steuersatz zugeordnet. Bei Zahlungen mittels PaylPal wird die PayPay-ID in Belegfeld 1 übernommen, was eine 100%-ige Erkennung und automatische Zuordnung der späteren Zahlungen ermöglicht. Die erstellten DATEV-Buchungssätze können aus der App exportiert und in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen über die Stapelverarbeitung importiert werden.
Der Mandant unseres Kunden ist nun vollständig bei diesem Prozess entlastet und muss keine manuellen Schritte mehr durchführen.
Ergebnis und Vorteile
Harte Fakten
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Ausgangssituation / Problem
Herausforderungen
Ergebnis und Vorteile
Harte Fakten
