Automatisierter Import von Shopware-Bestellungsdaten

Fallstudie

Ausgangssituation

Der Mandant unseres Kunden betreibt einen äußerst erfolgreichen und stark frequentierten Online-Shop auf Basis der Shopware-Plattform. Das Geschäftsmodell umfasst den Versand von Waren an Kunden in Deutschland, anderen EU-Ländern sowie Drittländern außerhalb der Europäischen Union. Dabei werden sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen beliefert, was zu einer komplexen Matrix verschiedener umsatzsteuerlicher Behandlungen führt. Die bisherige Bearbeitung der Bestellungsdaten erforderte eine aufwändige manuelle Aufbereitung, bevor eine Verbuchung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen möglich war. Jede einzelne Bestellung musste hinsichtlich des Kundentypes (Privatperson oder Unternehmen), des Lieferlandes und der daraus resultierenden umsatzsteuerlichen Konsequenzen individuell analysiert und entsprechend aufbereitet werden. Besonders zeitintensiv und fehleranfällig war die korrekte Unterscheidung und Behandlung der verschiedenen Steuersätze und Steuerbefreiungen. Die große Anzahl der täglichen Bestellungen machte es nahezu unmöglich, jeden einzelnen Vorgang fehlerfrei zu bearbeiten. Aufgrund der mangelnden Effizienz dieses Prozesses war der Mandant für unseren Kunden wirtschaftlich nicht mehr interessant geworden. Die Überlegung stand im Raum, das Mandat abzugeben, da der Betreuungsaufwand in keinem angemessenen Verhältnis zu den erzielbaren Honoraren stand. Die fehlende Automatisierung führte nicht nur zu erheblichen Ineffizienzen in der Kanzlei, sondern auch zu Verzögerungen in der Buchhaltungsführung des Mandanten, was dessen Geschäftsabläufe beeinträchtigte.

Herausforderungen

Die größte technische Herausforderung lag in der automatischen Ermittlung und korrekten Behandlung der Vielzahl unterschiedlicher umsatzsteuerlicher Szenarien. Das System musste in der Lage sein, aus den verschiedenen Kombinationen von Kundentyp und Empfängerland die jeweils zutreffende steuerliche Behandlung automatisch zu ermitteln und entsprechende Buchungssätze zu generieren. Für Inlandsverkäufe an deutsche Kunden musste das System zwischen dem ermäßigten Steuersatz von 7% und dem regulären Steuersatz von 19% differenzieren können, abhängig von der Art der verkauften Waren. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen an Unternehmen mit gültiger USt-ID war eine steuerfreie Behandlung mit entsprechender Dokumentation der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich. Verkäufe an Drittländer außerhalb der EU mussten als steuerfreie Ausfuhrlieferungen behandelt werden. Zusätzlich zur korrekten steuerlichen Behandlung sollte das System dem Anwender die Flexibilität bieten, Konten und Steuerschlüssel für alle diese verschiedenen Varianten selbstständig zu definieren und bei Bedarf anzupassen. Dies war wichtig, um auf Änderungen in der Geschäftsstruktur oder in den steuerlichen Rahmenbedingungen reagieren zu können. Eine weitere Anforderung bestand darin, je nach Zahlungsart relevante Zahlungs-IDs auszulesen und für den späteren automatischen Zahlungsausgleich in die Buchungssätze zu integrieren. Das gesamte System sollte vollautomatisch arbeiten können, um den manuellen Bearbeitungsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren.

Komplexe Steuermatrix Deutschland/EU/Drittland für B2B/B2C

Verschiedene Zahlungsarten erschweren Zuordnung

Enorme Bestellmengen täglich zu verarbeiten

Unsere Lösung

In Mira haben wir eine hochentwickelte Konvertierungslösung implementiert, die Shopware-Bestelldaten vollautomatisch über eine API-Schnittstelle abruft. Das System ist so konfiguriert, dass es zeitgesteuert und völlig autonom arbeitet, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Die Daten werden automatisch konvertiert und alle relevanten Informationen für die Erstellung korrekter Buchungssätze systematisch aufbereitet. Für jeden Artikel im Shop wurde eine flexible Kontenzuordnung implementiert, die der Anwender selbst pflegen und jederzeit ändern kann. Das System ermittelt automatisch die steuerlichen Sachverhalte aus den verschiedenen Kombinationen von Kundentyp und Empfängerland. Dabei werden entsprechende Steuerschlüssel gesetzt und, wenn erforderlich, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern zur Dokumentation innergemeinschaftlicher Lieferungen automatisch verarbeitet. Je nach verwendeter Zahlungsart liest das System automatisch die relevanten Zahlungs-IDs aus und schreibt diese für den späteren Zahlungsausgleich in die Buchungssätze. Dies ermöglicht eine vollautomatische Zuordnung eingehender Zahlungen zu den entsprechenden Rechnungen, ohne dass manuelle Abstimmungsarbeiten erforderlich sind. Die im Ergebnis erstellten Buchungssätze enthalten alle relevanten steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Informationen und können ohne weitere Nachbearbeitung direkt in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen importiert oder per DATEV-Connect automatisch übertragen werden. Das System berücksichtigt dabei alle Besonderheiten des internationalen E-Commerce und gewährleistet eine rechtskonforme Behandlung aller Geschäftsvorfälle.

Vollautomatischer API-Abruf zeitgesteuert und autonom

Intelligente Steuer-Ermittlung aus Kundentyp/Lieferland

Flexible Artikel-Kontenzuordnung durch Anwender pflegbar

Ergebnisse und Vorteile

100%

Automatisierung durch API-basierte Datenübernahme

Alle

Steuerszenarien korrekt abgebildet für Inland, EU und Drittland

Maximale

Profitabilität durch enorme Zeitersparnis

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