Rechnungen aus Online-Shop inkl. Zahlungen verbuchen

Fallstudie

Ausgangssituation

Der Mandant unseres Kunden betreibt einen erfolgreichen Online-Shop, dessen System jedoch keine direkte Schnittstelle zur Übertragung von Daten an DATEV Unternehmen online bietet. Diese fehlende Konnektivität stellte eine erhebliche Herausforderung für die effiziente Buchhaltungsabwicklung dar. Eine zunächst evaluierte Standardlösung zum automatischen Abruf der Rechnungen aus dem Online-Shop erwies sich als unzureichend, da sie Lücken beim Datenabruf aufwies und nicht flexibel an die spezifischen Bedürfnisse der zu übertragenden Daten angepasst werden konnte. Erschwerend kam hinzu, dass auch die manuellen Exportmöglichkeiten des Shop-Systems nicht alle für die Buchhaltung relevanten Daten bereitstellten. Besonders problematisch gestaltete sich die Zuordnung von Zahlungen zu den entsprechenden Rechnungen, da in nahezu allen Fällen Zahlungen über PayPal abgewickelt wurden, die PayPal-ID für die automatische Zuordnung jedoch nicht verfügbar war. Diese Umstände führten zu einem enormen manuellen Aufwand sowohl beim Mandanten als auch in der Steuerberatung für die Anpassung der bereitgestellten Daten und deren anschließende Verbuchung. Der gesamte Prozess war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch anfällig für Übertragungsfehler.

Herausforderungen

Das primäre Ziel bestand in der Entwicklung einer vollautomatisierten Lösung für den Abruf von Ausgangsrechnungen und Buchungsdaten aus dem Online-Shop-System. Diese sollte nicht nur die Daten automatisch konvertieren, sondern auch die PDF-Dokumente der Rechnungen direkt in DATEV Unternehmen online übertragen und mit den entsprechenden Buchungssätzen verknüpfen. Eine besondere Herausforderung stellte die Integration der PayPal-Zahlungsabwicklung dar. Die Lösung musste so konzipiert werden, dass bei Zahlungen über PayPal die spezifische PayPal-ID als Belegnummer in die Buchungssätze übernommen wird. Dies war essentiell, um später eingehende Zahlungen automatisiert den entsprechenden Rechnungen zuordnen zu können. Gleichzeitig sollte der Mandant vollständig von manuellen Datenexporten befreit werden, um den Arbeitsaufwand zu minimieren und potentielle Fehlerquellen zu eliminieren. Die technische Komplexität lag insbesondere in der zuverlässigen Extraktion aller relevanten Rechnungsdaten inklusive der PayPal-IDs aus dem Shop-System und deren korrekte Transformation in DATEV-konforme Buchungssätze. Dabei mussten verschiedene Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen berücksichtigt und den entsprechenden Erlöskonten zugeordnet werden.

Standardabruf lückenhaft

Manuelle Exports unvollständig

PayPal-IDs nicht verfügbar für Zuordnung von Zahlungen

Unsere Lösung

Mit unserer spezialentwickelten Webapplikation können die Ausgangsrechnungen des Online-Shops nun vollautomatisch abgerufen und nahtlos nach DATEV Unternehmen online übertragen werden. Das System extrahiert dabei alle relevanten Rechnungsdaten inklusive der PayPal-IDs, sofern diese bei der Zahlung vorhanden sind, und konvertiert sie automatisch in korrekte Buchungssätze. Ein zentraler Baustein der Lösung ist die intelligente Kontenzuordnung, die jedem Artikel im Shop das entsprechende Erlöskonto und den korrekten Steuersatz zuweist. Bei Zahlungen über PayPal wird die PayPal-ID systematisch in das Belegfeld 1 der Buchungssätze übernommen. Dies ermöglicht eine hundertprozentige Erkennungsrate und vollautomatische Zuordnung der später eingehenden Zahlungen zu den entsprechenden Rechnungen. Die generierten DATEV-Buchungssätze können direkt aus der Anwendung exportiert und über die DATEV-Stapelverarbeitung in das Kanzlei-Rechnungswesen importiert werden. Alternativ besteht die Möglichkeit einer direkten Übertragung über entsprechende Schnittstellen. Der Mandant ist durch diese Automatisierung vollständig von manuellen Arbeitsschritten befreit und muss keine zeitaufwändigen Datenexporte mehr durchführen. Das System berücksichtigt dabei automatisch alle steuerrelevanten Aspekte der verschiedenen Artikel und Zahlungsarten, wodurch eine korrekte und vollständige Erfassung aller Geschäftsvorfälle gewährleistet ist.

Vollautomatischer automatischer Rechnungsabruf

Intelligente Kontenzuordnung je Artikel und Steuersatz

PayPal-ID-Integration für automatische Zahlungszuordnung

Ergebnisse und Vorteile

95%

Zeitersparnis durch vollautomatisierte Verarbeitung

100%

Zuordnung der PayPal-Zahlungen

Manuelle Schritte

Direkte

Verknüpfung mit digitalen Belegen

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