flowtact-logo-blau

Minimaler Invest, maximale Rendite.

Automatischer Import von Kassendaten

Ausgangssituation / Problem

Der Mandant unseres Kunden nutzt ein elektronisches Kassensystem, welches keine Möglichkeit bietet, Daten in einem DATEV kompatiblen Format zu exportieren. Zudem enthalten die einzelnen Exportdateien jeweils nicht alle erforderlichen Daten (Spalten), die für eine Verbuchung in der Buchhaltung notwendig sind. Da erfordert eine manuelle Erfassung der Buchungen in DATEV, was aufgrund der Vielzahl kleiner Buchungen sehr zeitaufwendig ist.

Herausforderungen

Die neu entwickelte Lösung sollte den automatisieren Import der Daten in die DATEV-Buchhaltung ermöglichen. Wichtig war dabei die Flexibilität, das bei neuen Arten von Geschäftsvorfällen sehr einfach die Buchungslogik im Tool (z.B. Auswahl des Kontos) angepasst und erweitert werden kann. Insgesamt sollte der Aufwand in der Kanzlei, als auch beim Mandanten deutlich reduziert werden.

Unsere Lösung

Auf Basis der Anforderungen haben wir ein individuelles, auf diesen Prozess zugeschnittenes Tool entwickelt. Der prozessbasierte Aufbau umfasst den Import der exportierten Kassendaten per Mausklick, sowie die automaische Konvertierung in DATEV-Buchungsstapel. Die zu bebuchenden Konten können je Geschäftsvorfall individuell und eigenständig im Tool hinterlegt werden. Für den Import der Buchungsdaten DATEV mittels Stapelverarbeitung sind dann nur noch wenige Mausklicks notwendig.

case_study_1

Ergebnis und Vorteile

  • Zeitersparnis von ca. 80%
  • Korrekte Verbuchung durch automatisierte Kontenzuordnung
  • Kein Suchen von Differenzen beim Buchen

Harte Fakten

  • Dauer der Umsetzung und Implementierung: 1 Woche
  • Zeitersparnis absolut pro: 1,5 Std.
  • Investition: 700 €