Minimaler Invest, maximale Rendite.
Ausgangssituation / Problem
Der Mandant unseres Kunden nutzt ein elektronisches Kassensystem, welches keine Möglichkeit bietet, Daten in einem DATEV-kompatiblen Format zu exportieren. Zudem enthalten die einzelnen Exportdateien jeweils nicht alle erforderlichen Daten, welche für eine Verbuchung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen notwendig sind. Dadurch war es notwendig die Daten aus den verschiedenen Exportdateien manuell zusammenzuführen oder die Kassenumsätze komplett händisch zu erfassen. Durch die Vielzahl der Buchungen aufgrund verschiedener Steuersätze und Kategorisierung der Umsätze aus verschiedenen Erlöskonten
war der Prozess enorm zeitaufwendig und zudem fehleranfällig.
Herausforderungen
Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, welche die Daten der verschiedenen Exportdateien automatisiert zusammenführt und daraus DATEV-Buchungssätze erstellt. Wichtig war dabei die Flexibilität, dass die Kontenzuordnungen durch den Anwender jederzeit angepasst oder erweitert werden können, dass bei neuen Umsatzarten sehr einfach die entsprechenden Erlöskonten zugeordnet werden können und bei der Erstellung der Buchungssätze berücksichtigt werden. Insgesamt sollte der Aufwand in der Kanzlei, als auch beim Mandanten deutlich reduziert werden.
Durch unsere Webapplikation erfolgt nun die automatische Zusammenführung und Konvertierung der Daten aus den verschiedenen Exportdateien pro Monat. Erlöskosten lassen sich zu jeder Umsatzkategorie durch den Anwender erfassen und jederzeit anpassen. Nach erfolgter Konvertierung und Kontenzuordnung werden automatsiert Buchungssätze sowie Dateien im DATEV-Format zur Stapelverarbeitung in Kanzlei-Rechnungswesen erstellt. Manuelle Tätigkeiten zur Zusammenführung von Exportdateien und manuelle Verbuchungen entfallen komplett.
Ergebnis und Vorteile
Harte Fakten