Fallstudie

Erstellung von Buchungen aus PDFs mittels KI

Ausgangssituation

Unser Kunde erhält jeden Monat umfangreiche Abrechnungsdokumente seiner Mandanten in PDF-Form. Diese Dokumente enthalten detaillierte Leistungs- und Kostenpositionen, die manuell in DATEV erfasst werden. Die Herausforderung liegt in der Vielzahl unterschiedlicher Dokumentenlayouts und -formate. Die Datenstrukturen variieren stark und relevante Informationen befinden sich an unterschiedlichen Positionen im Dokument. Eine manuelle Erfassung bindet erhebliche Ressourcen und ist zudem fehleranfällig.

Herausforderungen

Das Hauptziel bestand darin, eine intelligente Lösung zu entwickeln, welche die Abrechnungsdokumente in verschiedensten Formaten automatisch erkennt, die buchungsrelevanten Daten ausliest und daraus fehlerfreie DATEV-Buchungssätze inklusive automatischer Kontenzuordnungen und generiert. Die größten Herausforderungen lagen dabei in folgenden Bereichen:
Unterschiedliche Dokumentenlayouts und -strukturen
Zuordnung zu korrekten Sachkonten trotz uneinheitlicher Beschreibungen
Variierende Positionsbezeichnungen und Kontierungsinformationen

Unsere Lösung

Mit Mira haben wir eine intelligente OCR- und KI-gestützte Lösung entwickelt, die Abrechnungsdokumente vollautomatisch erkennt und verarbeitet und daraus DATEV-Buchungssätze erstellt. Das System analysiert die Dokumente mit KI-unterstützer OCR-Technologie und nutzt KI-Algorithmen zur intelligenten Datenextraktion und -zuordnung. Das System erkennt automatisch relevante Positionen, extrahiert Beträge, Steuersätze und Leistungsbeschreibungen und ordnet diese den korrekten Sachkonten zu. Die relevanten Sachkonten können dabei flexibel definiert und erfasst werden. Bei Die intelligente Plausibilitätsprüfung erkennt automatisch Unstimmigkeiten wie fehlende Beträge oder inkonsistente Steuersätze. Zusätzlich werden Belege über DATEV Unternehmen online automatisch den generierten Buchungssätzen zugeordnet
OCR-Technologie erkennt Text in beliebigen PDF-Layouts
KI-gestützte Klassifizierung von Leistungspositionen
Automatische Sachkontenzuordnung durch trainierte Modelle

Ergebnisse und Vorteile

100%
der Abrechnungspositionen vollautomatisch verarbeitet
0%
Fehlerquote durch intelligente Plausibilitätsprüfung
Perfekte
Buchungsqualität durch KI-gestützte Kontenzuordnung
10+
verschiedende Dokumentenlayouts automatisch erkennen

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