Konvertierung von GDPdU-Daten in DATEV-Buchungssätze

Fallstudie

Ausgangssituation

Durch umfangreiche Mandatsübernahmen erhielt unser Kunde von insgesamt 15 Mandanten ausschließlich Buchhaltungsdaten im GDPdU-Format, da die ursprünglichen Buchhaltungssysteme der Vorberater nicht mehr zur Verfügung standen oder der Zugang zu diesen Systemen verloren gegangen war. Diese Situation ist in der Steuerberatungsbranche nicht ungewöhnlich, stellt jedoch erhebliche praktische Herausforderungen dar.Jeder dieser Mandanten brachte umfangreiche Datenbestände mit, die oftmals 10 Jahre und mehr an Geschäftsdaten enthielten. Allein aufgrund des schieren Umfangs der zu verarbeitenden Informationen kam eine manuelle Aufbereitung der Daten nicht in Frage. Selbst wenn ausreichend Personalkapazitäten verfügbar gewesen wären, wäre eine manuelle Bearbeitung nur schwierig und mit hohem Fehlerrisiko möglich gewesen.Da für alle diese Mandanten noch ausstehende Jahresabschlüsse der vergangenen Jahre zu erstellen waren, war eine zügige und zuverlässige Lösung für die Datenkonvertierung von entscheidender Bedeutung. Ohne die Verfügbarkeit der historischen Buchhaltungsdaten in einem verarbeitbaren Format wären die erforderlichen Jahresabschlüsse nicht ordnungsgemäß erstellbar gewesen, was sowohl für die Mandanten als auch für die Kanzlei erhebliche Probleme verursacht hätte.Die vorliegenden GDPdU-Daten waren zwar vollständig und rechtlich einwandfrei archiviert, jedoch in einem Format, das nicht direkt für die Weiterverarbeitung in modernen Buchhaltungssystemen geeignet war.

Herausforderungen

Die zentrale technische Herausforderung bestand in der Konvertierung von Buchungssätzen, die im GDPdU-Format als Kontobuchungen vorlagen, in das für DATEV erforderliche Format von Journalbuchungen. Dieses unterschiedliche Datenverständnis erforderte eine grundlegende Transformation der Datenstruktur, bei der zusammengehörige Buchungssätze identifiziert, gruppiert und in eine neue Struktur überführt werden mussten.Für diese Transformation war es erforderlich, die im GDPdU-Format vorliegenden Kontobuchungen zu analysieren und die jeweils zusammengehörigen Buchungssätze zu identifizieren. Aus diesen gruppierten Kontobuchungen mussten dann die relevanten Journalbuchungen inklusive aller steuerrelevanten Informationen wie Steuerschlüssel und weiterer buchungsrelevanter Daten extrahiert und neu strukturiert werden.Gleichzeitig war es notwendig, die jeweils nicht mehr benötigten Gegen-Kontobuchungen systematisch zu entfernen, da diese in der Journalbuchungs-Struktur nicht mehr erforderlich sind. Diese Bereinigung musste dabei so erfolgen, dass die Vollständigkeit und Korrektheit der verbleibenden Buchungsinformationen gewährleistet bleibt.Eine zusätzliche Komplexität ergab sich aus der schieren Menge der zu verarbeitenden Daten. Mit 15 Mandanten und jeweils 10+ Jahren an Geschäftsdaten war eine Lösung erforderlich, die nicht nur korrekt, sondern auch effizient arbeitet und große Datenmengen in angemessener Zeit verarbeiten kann.

150+ Geschäftsjahre zu konvertieren

Manuelle Aufbereitung bei dem Umfang unmöglich

Kontobuchungen in Journalbuchungen umwandeln

Unsere Lösung

Mit unserer in Mira entwickelten Konvertierungslösung können GDPdU-Daten ab sofort vollautomatisch in korrekte Journalbuchungssätze transformiert werden. Das System führt dabei alle erforderlichen Datenprüfungen, Formatierungen und strukturellen Anpassungen automatisch im Hintergrund durch, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.Die Lösung analysiert die vorliegenden Kontobuchungen systematisch und identifiziert automatisch die zusammengehörigen Buchungssätze. Dabei werden komplexe Algorithmen eingesetzt, um auch bei ungewöhnlichen Buchungsstrukturen oder besonderen Geschäftsvorfällen die korrekten Zuordnungen zu finden. Steuerschlüssel werden automatisch ermittelt und zugeordnet, unabhängig davon, um welche Art von umsatzsteuerlichem Sachverhalt es sich handelt.Nach erfolgter Konvertierung und automatischer Kontenzuordnung erstellt das System automatisch vollständige Buchungssätze sowie Dateien im DATEV-Format, die direkt für die Stapelverarbeitung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen verwendet werden können. Ein integriertes Qualitätssicherungssystem führt automatisch eine Saldenabstimmung durch, um die korrekte Konvertierung und Verarbeitung des Imports in die Buchhaltung sicherzustellen.Aufgrund der Vielzahl der betroffenen Mandanten und der umfangreichen Datenmengen wurde zusätzlich eine Massenkonvertierungs-Funktion implementiert. Diese ermöglicht es, mehrere Mandanten und mehrere Geschäftsjahre gleichzeitig zu verarbeiten, was den Bearbeitungsaufwand für große Datenbestände erheblich reduziert. Der gesamte Konvertierungsprozess wurde vollständig in Mira integriert und automatisiert.

Vollautomatische Konvertierung von GDPdU zu Journal-Buchungen

Intelligente Gruppierung zusammengehöriger Buchungssätze

Automatische Steuerschlüssel-Ermittlung für alle Sachverhalte

Ergebnisse und Vorteile

Nachbearbeitung durch vollautomatische Konvertierung

Massenhafte

Verarbeitung mehrere Mandanten und Jahre gleichzeitig

100%

Fehlerreduzierung durch integrierte Saldenprüfung und -abstimmung

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