Gute Laune dank
Gute Laune dank motivierter Teams

Erlebe, wie Deine Kanzlei im Flow-Zustand gut gelaunt zu Höchstleistungen aufläuft

Aus 1000+ Gesprächen mit Steuerkanzleien wissen wir:
Frustration und ineffiziente Prozesse hindern Deine Kanzlei daran, ihr volles Potenzial auszuschöpfen – und schlagen auf die Stimmung im Team. Mit FlowTact kommt Dein Team in einen Flow-Zustand – das bringt ein MEHR an guter Laune, Motivation und Effizienz.

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Smart gestaltete Prozesse schaffen eine Arbeitsumgebung, die auf Flow basiert

Wie sich Flow in Deiner Kanzlei auswirkt?

„Umso mehr Flow in Deiner Kanzlei herrscht, desto erfolgreicher wird sie.“

Florian Fey

GRÜNDER VON FLOWTACT

Was wir machen? Deine Prozesse, nur in flowiger!

FlowTact kümmert sich in Deiner Kanzlei um Folgendes …

Prozessoptimierung

Deine Prozesse werden in die Lage versetzt, Flow zu erzeugen. Wir optimieren Deine Prozesse mit bewährten Methoden und smarten Tools, bis sie den Flow-Faktor erreichen.

Digitalisierung

Durch die Implementierung standardisierter als auch maßgeschneiderter digitaler Lösungen erreichst Du mehr Effizienz und Qualität in Deiner Kanzlei und schaffst damit Freiraum für die wesentlichen Dinge.

Teamdynamik

Dein Team steigert signifikant die GuteLaune und erzielt top Ergebnisse, weil wir Wertschätzung und Produktivität auf ein neues Level heben.

Die Umsetzung all dieser Aspekte bringt Deine Kanzlei auf eine neue Stufe von Zufriedenheit und Produktivität. Das Resultat? Ein Team, das voller Motivation zur Arbeit kommt und mit einem Lächeln in den Feierabend geht. Wir rocken das gemeinsam!

„Wir von Flowtact bringen mehr Flow in die Kanzlei-Welt und zeigen Dir, dass GuteLaune und produktives Arbeiten sich wunderbar ergänzen.“

Bereit für eine Flow-Analyse?

Lass uns gemeinsam in einer 30-minütigen Flow-Analyse herausfinden, wie auch Du von unserer Expertise* profitieren kannst.

*Mit unserem Überbrückungshilfetool und weiteren Projekten machen wir schon mehr als 900 Steuerberater und Steuerberaterinnen glücklich.

Das Problem der meisten Kanzleien

So richtig fließen, wollen die Prozesse nicht …

Erkennst Du Deine Kanzlei in einer die folgenden Situationen wieder?

In manchen Bereichen laufen die Prozesse reibungslos, während es in anderen noch hakt. Diese Situation führt dazu, dass sich im Team Frustration breitmacht.

Ineffiziente Arbeitsabläufe führen dazu, dass kostbare Zeit verschwendet wird. Die nahtlose Verzahnung der Prozesse fehlt, und viele Aufgaben, die eigentlich automatisiert werden könnten, werden mühsam von Mitarbeitern erledigt.

Obwohl allen bewusst ist, dass die Digitalisierung ein großer Hebel für die Wirtschaftlichkeit der Kanzlei darstellt, wird ihr Potenzial nur teilweise genutzt. Aufgrund des Tagesgeschäfts bleibt die Thematik jedoch immer weiter aufgeschoben.

Regelmäßig verlassen Mitarbeiter die Kanzlei und Du findest keine qualifizierten neuen Mitarbeiter. Die Branche wirkt verstaubt und Arbeitnehmer reizt es nicht mehr für eine Kanzlei zu arbeiten.

Die Folge: Im Team herrscht eine suboptimale Stimmung und alles landet auf den Schultern der Entscheidungsträger.

 

„Es ist, als ob wir in einem Musikkonzert wären, aber niemand seine Instrumente stimmt.“

Aussage eines Kunden vor der Zusammenarbeit mit FlowTact

Aus 1000+ Gesprächen mit Steuerkanzleien wissen wir ….

Das Potenzial wird nicht ausgeschöpft!

Die Probleme, die wir in Steuerkanzleien identifiziert haben, lassen sich auf 2 Kernpunkte verdichten:

Fakt ist:

Wer sich heute vernünftig mit dem Digital- und Humankapital seiner Kanzlei beschäftigt, gehört zu den Gewinnern von morgen.

Was wir mit unseren Kunden erreichen

Das sind zu 90 % die Wünsche unserer Kunden

Effiziente Prozesse für reibungslose Arbeitsabläufe

Dank der Kombination aus Digital- und Branchenkompetenz ist es uns möglich, unseren Kunden diesen Wunsch zuverlässig zu erfüllen.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Wieder mehr an der Kanzlei und nicht ständig in der Kanzlei zu arbeiten … ein Wunsch, der in einer Zusammenarbeit mit FlowTact von „einer Floskel“ zur täglichen Realität wird.

Gute Stimmung im Team

Aufgrund der Maximierung von Flow-Zuständen herrscht GuteLaune im Team und die Produktivität steigt.

Transparenz auf allen Ebenen

Durch eine herausragende Dokumentation gewährleisten wir, dass alle Abläufe jederzeit – auch für neue Mitarbeiter – absolut transparent und nachvollziehbar sind.

Zufriedene Mandanten

Mittels smarter Prozesse im Tagesgeschäft sind die Mandanten glücklich und sogar häufig übermäßig dankbar dafür, dass bei Dir alles schneller und einfacher geht, als sie das vielleicht von anderen Kanzleien gewohnt sind

„Wir hatten noch keinen Kunden, der sich beschwert hat, dass er auf einmal mehr Zeit für das Wesentliche hat.“

Laura Uhl

Fallstudien einiger Projekte

Direkter Abruf und Verbuchung von Rechnungen aus Online-Shop

Ausgangssituation

Der Mandant unseres Kunden – eine Steuerkanzlei – nutzt ein Online-Shop-System, welches keine Möglichkeit bietet, Daten an Unternehmen online zu übertragen. Eine Standardlösung zum automatischen Abruf der Rechnungen aus dem Online-Shop und Übertragung nach DATEV Unternehmen online wies Lücken beim Abruf auf und konnte nicht flexibel an die Bedürfnisse der zu übertragenden Daten angepasst werden. Manuelle Exportmöglichkeiten konnten ebenfalls nicht mit allen relevanten Daten eingerichtet werden. Eine automatisierte Zuordnung von Zahlungen zu den Rechnungen war ebenfalls nicht möglich, da in fast allen Fällen mittels Paypal gezahlt wird und die PayPal-ID für die Zuordnung fehlt. Dies führte zu enormer Aufwand bei Mandant und Steuerkanzlei zur Anpassung bereitgestellter Daten und deren Verbuchung. Insgesamt war der Prozess zeitaufwendig und fehleranfällig.

Herausforderungen

Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, welche die Ausgangsrechnungen und Buchungsdaten automatisiert abruft, in DATEV-Buchungssätze konvertiert und die PDF-Dokumente in Unternehmen online übertragt und mit den Buchungssätzen verlinkt. Bei Zahlungen mittels PayPal sollte die PayPal-ID als Belegnummer in die Buchungssätze übernommen werden, um spätere Zahlungen automatisiert zuordnen zu können. Der Mandant sollte zudem von manuellen Datenexporten befreit werden.

Unsere Lösung

Durch unsere Webapplikation können die Ausgangsrechnungen des Online-Shops nun automatisch abgerufen und nach Unternehmen online übertragen werden. Zudem werden alle relevanten Rechnungsdaten inklusive der PayPal-ID (wenn vorhanden) abgerufen und automatisch in Buchungssätze konvertiert sowie die definierten Erlöskonten je Artikel und Steuersatz zugeordnet. Bei Zahlungen mittels PaylPal wird die PayPay-ID in Belegfeld 1 übernommen, was eine 100%-ige Erkennung und automatische Zuordnung der späteren Zahlungen ermöglicht. Die erstellten DATEV-Buchungssätze können aus der App exportiert und in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen über die Stapelverarbeitung importiert werden.
Der Mandant unseres Kunden ist nun vollständig bei diesem Prozess entlastet und muss keine manuellen Schritte mehr durchführen.

Ergebnis und Vorteile

  • Mehr als Zeitersparnis ca. 90% gegenüber manueller Bearbeitung
  • Fehlerrisiko durch automatisierte Verarbeitung nahezu null
  • Entlastung des Mandanten von manuellen Tätigkeiten

Zentrale Dokumentation von Prozessen

Ausgangssituation

Die Prozesse unseres Kunden waren bisher nicht oder nur teilweise dokumentiert. Es war nicht klar, welche Prozesse überhaupt bestehen und wer jeweils verantwortlich dafür ist. Zudem fehlte Mitarbeitern in verschiedenen Bereich das Verständnis ihres Beitrags zum Gesamtprozess und für einzelne Aufgaben waren die Prozessschritte nicht klar. Teilweise mangelte es auch an der ganz grundsätzlichen Bearbeitung bestimmter Tätigkeiten in den Softwarelösungen.

Herausforderungen

Es sollte eine zentrale Lösung entwickelt werden, die einen Überblick über die einzelnen Geschäftsprozess und deren Verantwortlichen beinhaltet. Im Weiteren war wichtig, die Dokumentation der Prozesse zunächst visuell als FlowChart darzustellen, um jedem Mitarbeiter ein Verständnis für den Gesamtprozesses sowie seinen individuellen Beitrag zu ermöglichen. Für die konkreten Tätigkeiten sollten Beschreibungen in Textform mit Screenshots hinterlegt werden, um die Bearbeitung im Falle von Unterstützung und Vertretung effizient zu ermöglichen.

Unsere Lösung

Auf Basis der Anforderungen haben wir eine individuelle cloudbasierte Applikation entwickelt, welche alle der genannten Herausforderungen erfüllt. Die Applikation ermöglicht jederzeitigen Zugriff auf FlowCharts und Beschreibungen aus dem jeweiligen Prozess heraus. Ebenfalls werden zusammenhängende Prozesse dargestellt, um den Gesamtüberblick zu optimieren. Zusätzlich zu jedem Prozess kann die verantwortliche Person hinterlegt werden. Für die Aktualität der Dokumentationen wird eine automatische Erinnerung zur Prüfung der Dokumentationen in einem selbst definierten Rhythmus per E-Mail versendet.

Ergebnis und Vorteile

  • Zeitersparnis von ca. 30% durch schnelles Auffinden relevanter Dokumentationen
  • Detailliertes Prozessverständnis bei allen Mitarbeitern
  • Reduzierung von Fehlern, durch klare Tätigkeitbeschreibungen

Automatische Konvertierung und Import von Kassendaten

Ausgangssituation

Der Mandant unseres Kunden nutzt ein elektronisches Kassensystem, welches keine Möglichkeit bietet, Daten in einem DATEV-kompatiblen Format zu exportieren. Zudem enthalten die einzelnen Exportdateien jeweils nicht alle erforderlichen Daten, welche für eine Verbuchung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen notwendig sind. Dadurch war es notwendig die Daten aus den verschiedenen Exportdateien manuell zusammenzuführen oder die Kassenumsätze komplett händisch zu erfassen. Durch die Vielzahl der Buchungen aufgrund verschiedener Steuersätze und Kategorisierung der Umsätze aus verschiedenen Erlöskonten
war der Prozess enorm zeitaufwendig und zudem fehleranfällig.

Herausforderungen

Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, welche die Daten der verschiedenen Exportdateien automatisiert zusammenführt und daraus DATEV-Buchungssätze erstellt. Wichtig war dabei die Flexibilität, dass die Kontenzuordnungen durch den Anwender jederzeit angepasst oder erweitert werden können, dass bei neuen Umsatzarten sehr einfach die entsprechenden Erlöskonten zugeordnet werden können und bei der Erstellung der Buchungssätze berücksichtigt werden. Insgesamt sollte der Aufwand in der Kanzlei, als auch beim Mandanten deutlich reduziert werden.

Unsere Lösung

Durch unsere Webapplikation erfolgt nun die automatische Zusammenführung und Konvertierung der Daten aus den verschiedenen Exportdateien pro Monat. Erlöskosten lassen sich zu jeder Umsatzkategorie durch den Anwender erfassen und jederzeit anpassen. Nach erfolgter Konvertierung und Kontenzuordnung werden automatsiert Buchungssätze sowie Dateien im DATEV-Format zur Stapelverarbeitung in Kanzlei-Rechnungswesen erstellt. Manuelle Tätigkeiten zur Zusammenführung von Exportdateien und manuelle Verbuchungen entfallen komplett.

Ergebnis und Vorteile

  • Zeitersparnis von mehr als 80% gegenüber manueller Verbuchung
  • Korrekte Verbuchung durch automatisierte Kontenzuordnung
  • Kein Suchen von Differenzen beim durch Tippfehler usw.

Konvertierung Oracle-Buchungsdaten in DATEV Buchungssätze

Ausgangssituation

Unser Kunde – eine Steuerkanzlei – erhält monatlich Buchungsdaten seines Mandanten aus dem Buchhaltungssystem von Oracle. Problem ist, dass die Exporte aus Oracle nicht mit 1:1-Konto/Gegenkonto-Zuordnung erfolgen, sondern mehrere Buchungszeilen unter einer ID zusammengefasst sind, mit unterschiedlichen Soll-/ und Haben-Beträgen und Konten und diese nur in Summe dieses Buchungszeilenpakets auf 0,00 aufgehen (ähnlich dem Schema, wie es auch häufig bei Exporten aus SAP vorkommt). Ein direkter Import in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen ist somit nicht möglich. Eine manuelle
Aufbereitung kommt schon wegen des Umfangs mit mehreren tausenden Buchungszeilen pro Monat nicht in Betracht.

Herausforderungen

Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, welche die Buchungsdaten automatisiert in DATEV-Buchungssätze konvertiert und in DATEV Kanzlei-Rechungswesen importiert. Dazu war es notwendig die einzelnen Buchungszeilen innerhalb der Gruppierten nach ID mit den zugehörigen Gegen-Buchungszeile zu verknüpfen, um eine einzelne Buchungszeilen mit Konto und Gegenkonto je Betrag zu erstellen. Erschwerend kam hinzu, dass auch Buchungen mit unterschiedlichen Steuersätzen sowie Fremdwährungen in den Basisdaten enthalten sind.

Unsere Lösung

Durch unsere Webapplikation werden vollständig automatisiert, mit verschiedenen Algorithmen, die Buchungszeilen in einem Buchungszeilenpaket analysiert, die jeweiligen Gegenzeilen gefunden und verknüpft. Buchungszeilen mit Vorsteuern werden auf Basis der daraus ermittelten Nettobeträge
mit Validierung des Steuersatzes den relevanten Buchungszeilen zugeordnet und Steuerschlüssel generiert. Währungskurse werden auf Basis der Fremdwährungsbeträge ermittelt. Für Sach- und Personenkonten besteht eine Kontenzuordnung zur Überleitung in DATEV Konten, welche jederzeit durch den Anwender angepasst werden kann. Ergebnis sind DATEV-Buchungssätze inklusive Verknüpfung von Beleg in DATEV Unternehmen online, welche mittels
DATEV CSV-Datei importiert oder direkt über DATEV Connect nach Kanzlei-Rechnungswesen übertragen und verbucht werden können. Abschließend erfolgt eine Saldenabstimmung der Summen und Salden in DATEV mit den Ursprungsdaten.

Ergebnis und Vorteile

  • Mehr als 95% Zeitersparnis gegenüber (theoretischer) manueller Bearbeitung
  • Fehlerrisiko durch automatisierte Verarbeitung nahezu null
  • Sicherstellung korrekter Verbuchung durch automatisierten Saldenabgleich

Wir bringen Flow in Deine Prozesse und Takt in Dein Team.

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Florian Fey

Gründer und Geschäftsführer
Taktgeber, der dafür sorgt, dass Deine Kanzlei im Flow bleibt und die Symphonie an Prozessen miteinander harmoniert.
„Für mich gibt’s nichts Schöneres, wenn alles läuft wie geschmiert!“

Im Fluss mit FlowTact

Wofür wir stehen und wofür wir NICHT stehen

Bei uns gibt`s ganzheitliche Prozessoptimierung mit Hand und Fuss.

Bring Dich und Dein Team in Flow

Lass uns gemeinsam in einer 30-minütigen Flow-Analyse herausfinden, wie auch Du von unserer Expertise* profitieren kannst.

*Mit unserem Überbrückungshilfetool und weiteren Projekten machen wir schon mehr als 700 Steuerberater und Steuerberaterinnen glücklich.

Häufig gestellte Fragen

Der Flow-Call dient zum einen dazu, dass wir verstehen, wo Du aktuell stehst, und was Du gerne optimieren möchtest. Nur wenn wir ein genaues Bild davon haben, was Deine Wünsche und Anforderung sind, können wir beurteilen, wie wir Dich unterstützen können.

Im Weiteren dient der Flow-Call dazu, dass wir uns persönlich kennenlernen, um festzustellen, ob wir zusammenpassen. Denn uns ist es wichtig mit Menschen zusammenzuarbeiten, die Bock auf Veränderung und Weiterentwicklung haben.

Gerade wenn Du noch am Anfang stehst, bietet sich ein großes Potenzial die Weichen gleich in die richtige Richtung zu stellen, um spätere Anpassungen und Mehraufwand zu vermeiden und die Potenziale gleich von Beginn an voll auszuschöpfen.

Wir haben schon viele Digitalisierungsprojekte von null an begleitet. Und schließlich fängt jeder irgendwann mal an.

Klar, sogar sehr gerne. Eine Prozesslandschaft entsteht ohnehin zunächst “auf einem weißen Blatt Papier”. Wir unterstützen Dich dabei, auch wenn Du noch ganz am Anfang mit Deiner Kanzlei stehst und erstmalig optimale Prozess entwickeln willst.

Diese Frage können wir leider nicht konkret beantworten. Zum einen hängt es von der bisherigen Qualität Deiner Prozesse und Systeme ab und zum anderen von Deinen Anforderungen und Wünschen.

Wir können unser gemeinsames Projekt aber so strukturieren, dass wir uns zunächst einzelne Themen vornehmen und nicht ein mehrjähriges Projekt starten. In der Vergangenheit konnten wir auch schon mit kleineren Projekten von 1-2 Wochen große Erfolge erzielen, enorme Zeitersparnisse generieren und mehr Transparenz schaffen.

Das hängt vom aktuellen Digitalisierungsgrad Deiner Kanzlei sowie Deinen Wünschen und Anforderungen ab.

Nach unserem Flow-Call und der Festlegung, welche Themen Du gerne mit welchen Zielen angehen willst, können wir die ein konkretes Angebot zusenden. Je nach Projekt rechnen wir entweder auf Basis von Stunden-/Tagesseätzen oder nach pauschalen ab.

Wir können unser gemeinsames Projekt aber so strukturieren, dass wir uns zunächst einzelne Themen vornehmen und nicht ein mehrjähriges Projekt starten. In der Vergangenheit konnten wir auch schon mit kleineren Projekten von 1-2 Wochen große Erfolge erzielen, enorme Zeitersparnisse generieren und mehr Transparenz schaffen.

Wir von FlowTact bieten nicht einfach nur Prozessoptimierung und Digitalisierung. Wir bieten GuteLaune. Das beinhaltet nicht nur den Blick auf Prozess und Technik, sondern auch auf die Menschen, welchen mit diesen Prozessen und digitalen Lösungen arbeiten.

Wir sehen Prozessoptimierung als ganzheitliche Weiterentwicklung an, von Technik und Mensch. Nur die Technik weiterzuentwickeln und den Menschen auf der Strecke zu lassen ist genau wenig sinnvoll wie umgekehrt. Daher haben wir in unseren Projekten stets beides im Blick – Technik und Mensch.

Wir verändern nur das, was zu einer Optimierung führt. Bestehende Systeme, welche in Deiner Kanzlei genutzt werden, können wir entweder aufgrund unserer Erfahrung mit vielen Softwarelösungen optimieren, Schnittstellen für bessere Prozesse zwischen diesen entwickeln oder unberührt lassen.

Wichtig ist für uns nicht, dass wir etwas verändern, sondern dass wir am Ende eine Lösung entwickeln, die für Dich optimal ist.

Da wir Dein Team schon von Beginn an in unsere Optimierungsprojekte einbinden gestaltet dieses zum einen die künftigen Prozesse mit und lernt dadurch auch gleich die Möglichkeiten und die Arbeit mit den neuen Lösungen kennen.

Darüber hinaus bieten wir während des Projekts und danach Schulungen und Support an, damit Deine Mitarbeiter nicht alleine dastehen.

Da wir selbst aus der Steuerbranchen kommen kennen wir die speziellen Anforderungen an Datenschutz und Verschwiegenheit. Daher ist uns der Schutz von Daten Deiner Kanzlei und Deiner Mandanten besonders wichtig. Wir versenden z.B. keine vertraulichen Daten per E-Mail, sondern nutzen dafür sichere Verzeichnisse, in denen wir Daten austauschen.

Aufgrund der Vielzahl unserer Projekte sind wir ständig mit neuen Herausforderungen konfrontiert, für die wir Lösungen suchen. Das erfordert von uns auch auf dem aktuellen Stand der Technik zu bleiben und uns Standardlösungen, welche auf dem Markt Angebot zu werden, anzuschauen.

Unsere Leidenschaft für optimale Prozesse treibt uns an immer die neuesten Dinge zu kennen und zu testen. Wobei das in der Geschwindigkeit der technischen Weiterentwicklung heutzutage natürlich auch nicht immer leicht ist.

Als Partner von FlowTact profistierst Du nicht nur von dem Ergebnis des konkreten Beratungsprojekts. Wir entwickeln immer wieder neue Ideen, wie wir unsere Kunden auch darüber hinaus unterstützen können.

Dafür haben wir vor kurzem die FlowTact-Community gegründet, welche zum einen dem Austausch unserer Kunden untereinander dient und in der wir immer wieder wertvolle Inhalte teilen, welche Du und Deine Mitarbeiter direkt umsetzen können.

Alle Lösungen, die wir entwickeln bieten die Möglichkeit zur Skalierung. Sei es technisch aufgrund von z.B. ergänzenden Wünschen und größeren Datenmengen oder im Hinblick auf die Anpassung oder Erweiterung von entwickelten Prozessen.

Uns ist es wichtig, genau diese Thematik schon von Beginn an mitzudenken. Was brauchen wir vielleicht erst morgen und wie müssen wir das heute schon berücksichtigen? Das ist nur eine der Fragen, die wir uns sehr oft in Projekten stellen.