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Optimiere Deine Prozesse mit FlowTact und genieße den Flow-Zustand in Deiner Kanzlei
Durch smarte Prozesse kommt die GuteLaune ganz automatisch
Bevor wir die Prozesse unserer Kunden digital abbilden, schauen wir uns an, ob der aktuelle Workflow überhaupt Sinn macht. Denn aus 700+ Projekten wissen wir, dass ein Prozess, der analog schon suboptimal ist, auch digital nicht besser wird.
Wir wissen nicht nur, wie smarte digitale Prozesse aussehen müssen. Wir haben vor allem gelernt, wo es zu Reibungsprunkten kommt. Diese eliminieren wir komplett, damit ein echter Flow erst entstehen kann.
Erst, wenn der Prozess flowt, wird er implementiert. Hierzu nutzen wir unterschiedlichste Tools und customizen diese auf Deine Kanzlei – damit Du und Dein Team auch wirklich Spaß damit haben.
Wir stehen dir und deinem Team auch nach der Prozessoptimierung jederzeit zur Verfügung und lassen Euch nicht alleine!
„Ein Prozess, der analog schlecht ist, wird digital auch nicht besser!“
Florian Fey
GRÜNDER VON FLOWTACT
FlowTact setzt da an, wo andere verzweifeln…
Hier sorgen wir dafür, dass der aktuelle Prozess inkl. aller Überschneidungen mit anderen Geschäftsprozessen funktioniert.
Wir digitalisieren Deinen Prozess und schaffen eine intuitive Bedienbarkeit – ohne, dass Du und Dein Team dank der Optimierung erstmal Kopfschmerzen bekommen.
Damit die Optimierung Ihre volle Wirkung entfalten kann, nehmen wir Dein Team an die Hand und sorgen für eine einfache Umstellung bei allen Beteiligten.
Unser gemeinsames Ziel ist zu jeder Zeit, dass Du und Dein Team Zeit sparen und mehr Freude bei der Arbeit haben. GuteLaune durch smarte Prozesse.
„Wenn etwas verändert wird, gilt es das Team mitzunehmen. Reine Optimierung bringt gar nichts, wenn sie nicht vom Team angenommen wird.“
Lass uns gemeinsam in einer 30-minütigen Flow-Analyse herausfinden, wie auch Du von unserer Expertise* profitieren kannst.
*Mit unserem Überbrückungshilfetool und weiteren Projekten machen wir schon mehr als 700 Steuerberater und Steuerberaterinnen glücklich.
Was wir mit unseren Kunden erreichen
IST-Analyse
Ausgangspunkt jeder Prozessoptimierung ist die Bestandsaufnahme der bestehenden Prozesse und deren Abhängigkeit. Hier geht es noch nicht um Optimierung, sondern darum zu verstehen, wie die Prozesse aktuell funktionieren, was wichtig ist. Ergebnis: Prozessübersicht, ein Flowchart oder ein detaillierter Bericht für sofortige Klarheit und mehr Transparenz.
Automatische Flows
Als Anwender von Microsoft 365 steht eine riesige Sammlung von Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen zur Verfügung. Ein Bestandteil sind Flows, die unbegrenzten Möglichkeiten zur Optimierung mit geringem Aufwand umsetzen lassen. Neben der Implementierung solcher Flows in Kanzleien nutzen wir diese auch selbst sehr umfangreich für effiziente und automatisierte Prozesse. Ergebnis: Automatische Abarbeitung von Aufgaben und somit direkte Zeitersparnis.
Checklisten (ToDo’s)
Effizientes Arbeiten bei hoher Qualität erfordert stets den Überblick zu bewahren. Checklisten für einmalige oder wiederkehrenden Aufgaben sind ein einfaches und mächtiges Werkzeug. Wir implementieren neben einfachen Checklisten mit umfangreicher Funktionalität auch Lösungen, mit denen sich Checklisten automatisiert wiederkehrend erstellen lassen. Ergebnis: Qualitätssicherung, Risikominimierung und Effizienz in allen essenziellen Aufgaben.
Dokumentenmanagement
Um effizientes Arbeiten zu ermöglichen ist es wichtig, Dokumente und Unterlagen schnell zu finden und von überall darauf zugreifen zu können. Wir optimieren bestehende oder implementieren neue Lösungen, die genau das ermöglichen. Mittels Schnittstellen binden wir diese auch an andere Systeme an, um einen automatischen und effizienten Datenaustausch zu ermöglichen. Ergebnis: Keine nervige Suche von Dokumenten und Dateien, dank reibungsloser Sicherung und Übermittlung.
Schnittstellen
Sowohl in der Zusammenarbeit mit den Mandanten als auch innerhalb von Kanzleien sind immer wieder Systeme im Einsatz, welche keine direkte Anbindung besitzen. Dafür entwickeln wir Schnittstellen, um genau diese Lücken zu schließen. Ob ERP-, CRM, Buchhaltungs-, Lohnabrechnungs- oder andere Systeme – wir haben Erfahrung mit einer Vielzahl von Systemen. Entweder per Mausklick oder komplett automatisch hängt dabei von Deinen Anforderungen oder Wünschen ab. Ergebnis: Effizienter Datenaustausch ohne Fehler.
Optimierung-Konzeption
Nachdem die IST-Analyse durchgeführt wurde, erarbeiten wir Optimierungspotenziale und entwickeln wir Ideen, Vorschläge und Konzepte für künftige Abläufe. Dabei greifen wir auf einen umfangreichen Erfahrungsschatz aus zig Projekten zurück, um adaptieren so auch Prozesse aus anderen Unternehmen für ein effizienteres Vorgehen. Ergebnis: Detailliertes Handbuch für die einfache Umsetzung der nächsten Optimierungs-Schritte.
Strategie / Struktur / Workflows
Neben der Detailoptimierung einzelner Prozesse ist auch der Blick auf Strategie, Struktur und Workflows im Allgemeinen (auf Meta-Ebene) enorm wichtig. Wir entwickeln mit Dir gemeinsam genau diese Strategie und erstellen einen Fahrplan, welche Optimierung wann umgesetzt werden sollen und können. Ergebnis: Handbuch für die mittel- und langfristige strategische Digitalisierungsumsetzung.
Dokumentation / Flowcharts / Portal
Zusammenarbeit im Team erfordert Transparenz. Je größer das Team und je umfangreicher Prozesse in der Kanzlei sind, umso wichtiger sind klar definierte Abfolgen und deren Dokumentation. Wir erstellen mit Dir und Deinem Team Flowcharts und Dokumentation wir für mehr Klarheit. Zusätzlich implementieren Dokumentationsportale für die einfache Erstellung und schnelles Wiederfinden von Dokumentationen und Flowcharts. Ergebnis: Klare Prozesse, weniger Fehler, optimale Zusammenarbeit.
Schulung
Prozessoptimierung ist kein einmaliges Vorgehen. Es ist ein Prozess an sich. Daher schulen wir Dein Team darin, wie IST-Analysen von Prozessen effektiv erstellen werden können, wie sich Optimierungspotenziale erkennen lassen und wie diese umgesetzt und implementiert werden können. Unsere Schulungen umfassen sowohl den theoretischen Part (Wie, was, wieso?) als auch die konkrete technische Umsetzung. Ergebnis: Dein Team beherrscht alle optimierten Prozesse aus dem FF und entwickelt eine eigene Optimierungskompetenz.
„Die richtigen Tools und Systeme zu implementieren, ermöglicht es Steuerkanzleien, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Beratung Deiner Mandanten – während wir uns um die Optimierung Deiner Prozesse kümmern.“
Laura Uhl
Lass uns gemeinsam in einer 30-minütigen Flow-Analyse herausfinden, wie auch Du von unserer Expertise* profitieren kannst.
*Mit unserem Überbrückungshilfetool und weiteren Projekten machen wir schon mehr als 700 Steuerberater und Steuerberaterinnen glücklich.
Diese Frage können wir leider nicht konkret beantworten. Zum einen hängt es von der bisherigen Qualität Deiner Prozesse und Systeme ab und zum anderen von Deinen Anforderungen und Wünschen.
Wir können unser gemeinsames Projekt aber so strukturieren, dass wir uns zunächst einzelne Themen vornehmen und nicht ein mehrjähriges Projekt starten. In der Vergangenheit konnten wir auch schon mit kleineren Projekten von 1-2 Wochen große Erfolge erzielen, enorme Zeitersparnisse generieren und mehr Transparenz schaffen.
Das hängt vom aktuellen Digitalisierungsgrad Deiner Kanzlei sowie Deinen Wünschen und Anforderungen ab.
Nach unserem Flow-Call und der Festlegung, welche Themen Du gerne mit welchen Zielen angehen, willst können wir die ein konkretes Angebot zusenden. Je nach Projekt rechnen wir entweder auf Basis von Stunden-/Tagesseätzen oder nach pauschalen ab.
Wir können unser gemeinsames Projekt aber so strukturieren, dass wir uns zunächst einzelne Themen vornehmen und nicht ein mehrjähriges Projekt starten. In der Vergangenheit konnten wir auch schon mit kleineren Projekten von 1-2 Wochen große Erfolge erzielen, enorme Zeitersparnisse generieren und mehr Transparenz schaffen.
Wir von FlowTact bieten nicht einfach nur Prozessoptimierung und Digitalisierung. Wir bieten GuteLaune. Das beinhaltet nicht nur den Blick auf Prozess und Technik, sondern auch auf die Menschen, welchen mit diesen Prozessen und digitalen Lösungen arbeiten.
Wir sehen Prozessoptimierung als ganzheitliche Weiterentwicklung an, von Technik und Mensch. Nur die Technik weiterzuentwickeln und den Menschen auf der Strecke zu lassen ist genau wenig sinnvoll wie umgekehrt. Daher haben wir in unseren Projekten stets beides im Blick – Technik und Mensch.
Da wir Dein Team schon von Beginn an in unsere Optimierungsprojekte einbinden gestaltet dieses zum einen die künftigen Prozesse mit und lernt dadurch auch gleich die Möglichkeiten und die Arbeit mit den neuen Lösungen kennen.
Darüber hinaus bieten wir während des Projekts und danach Schulungen und Support an, damit Deine Mitarbeiter nicht alleine dastehen.
Da wir selbst aus der Steuerbranchen kommen kennen wir die speziellen Anforderungen an Datenschutz und Verschwiegenheit. Daher ist uns der Schutz von Daten Deiner Kanzlei und Deiner Mandanten besonders wichtig. Wir versenden z.B. keine vertraulichen Daten per E-Mail, sondern nutzen dafür sichere Verzeichnisse, in denen wir Daten austauschen.
Ein Projekt zur Optimierung von Prozessen ist grundsätzlich ein stetiger Prozess in sich. Das bedeutet, dass Prozesse auch regelmäßig auf deren Aktualität, Qualität und mögliche Potenziale überprüft werden sollten.
Ein genaue Zeitplan oder Rhythmus können wir Dir dazu nicht nenne, da dies sehr stark von den jeweiligen Prozessen selbst abhängig ist.
Sind Prozesse jedoch erst einmal sauber und klar definiert und aufgesetzt, ist eine Prüfung auf Aktualität und möglicher weiterer Optimierungen in der Regel schnell erledigt.
Für ein optimales Verständnis von Prozessen, deren Abläufe und Abhängigkeiten visualisieren wir Prozesse. Dafür nutzen wir Flowcharts, welche sehr schnell einen Überblick und ein Verständnis sowie mögliche Brüche oder Fehlerquellen in Prozess aufdecken.
Basierend auf diesen Flowcharts des IST-Zustand entwickeln wir dann den optimalen Prozess ebenfalls visueller Form.
In jedem Projekt zur Prozessoptimierung bin den wir Dein Team von Beginn an mit ein. Dadurch kann jede/r einzelne an der Gestaltung der neuen Prozesse mitwirken.
Das hat zum einen der Vorteil, dass wir viele Idee, Gedanke und Bedenken mit aufnehmen können und zum anderen jeder/r einzelne im Rahmen dieses Projekt fast schon automatische eine Akzeptanz für das künftig Neue entwickelt.
Florian Fey GmbH
Hansaring 61
50670 Köln
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