Wir bringen GuteLaune
in Deine Kanzlei!
In Deiner 30-Minuten Flow-Analysen finden wir heraus, welche direkt umsetzbaren Potenziale zur Prozessoptimierung in Deiner Kanzlei liegen.
Deine Flow-Analyse
30 Minuten 100% Fokus auf Deine Kanzlei
Konkrete Analyse einer Deiner Herausforderungen
Direkte Ansätze zur Optimierung
Erste Ideen zur Umsetzung
Bereit für eine Flow-Analyse?
Lass uns gemeinsam in einer 30-minütigen Flow-Analyse herausfinden, wie auch Du von unserer Expertise* profitieren kannst.
*Mit unserem Überbrückungshilfetool und weiteren Projekten machen wir schon mehr als 700 Steuerberater und Steuerberaterinnen glücklich.
Fallstudien einiger Projekte
Anbindung individueller Systeme an Unternehmen online
Ausgangssituation / Problem
Der Mandant unseres Kunden nutzt ein Online-Shop-System, welches keine Möglichkeit bietet, Daten an Unternehmen online zu übertragen. Zudem sind die Exporte von Daten und Rechnungen aus dem System sehr umständlich und dadurch zeitaufwendig. Bei unserem Kunden, der Steuerkanzlei, erfordert dies eine manuelle Verbuchung der manuell hochgeladenen Rechnungen, da keine Buchungsinformationen übertragen werden können. Insgesamt ist der Prozess zeitaufwendig und fehleranfällig.
Herausforderungen
Ziel war es eine Lösung zu entwickeln, welche die Daten der Ausgangsrechnungen automatisiert, zu bestimmten Zeiten aus dem Online-Shop abruft und nach Unternehmen online überträgt. Zudem sollten die vorhandenen Buchungsinformationen aus dem Online-Shop ebenfalls abgerufen werden, um die Buchungen korrekt kontiert, vollständig automatisiert in Kanzlei-Rechnungswesen importieren zu können. Der Mandanten sollte zudem von der Tätigkeit des manuellen Datenexports befreit werden.
Unsere Lösung
Wir haben eine Webapplikation entwickelt, welche die Rechnungen des Online-Shops regelmäßig zu bestimmten Zeiten automatisch abruft und nach Unternehmen online überträgt. Im Weiteren werden auf Basis der Daten im Online-Shop die finalen Buchungssätze inklusive Belegzuordnung in Unternehmen online erstellt, sodass diese einfach in Kanzlei-Rechnungswesen importiert werden können. Der Mandant unseres Kunden ist nun vollständig bei diesem Prozess ausgenommen und muss keine manuellen Schritte mehr durchführen.
Ergebnis und Vorteile
- Zeitersparnis ca. 90%
- Reduzierung von Fehlern
- Automatisierte Kontierung und Verbuchung
- Entlastung des Mandanten von manuellen Tätigkeiten
Harte Fakten
- Dauer der Umsetzung und Implementierung: 2 Wochen
- Zeitersparnis absolut pro Monat: ca. 3 Std
- Investition: 1.500 €
Zentrale Dokumentation von Prozessen
Ausgangssituation / Problem
Die Prozesse unseres Kunden waren bisher nicht oder nur teilweise dokumentiert. Es war nicht klar, welche Prozesse überhaupt bestehen und wer jeweils verantwortlich dafür ist. Zudem fehlte Mitarbeitern in verschiedenen Bereich das Verständnis ihres Beitrags zum Gesamtprozess und für einzelne Aufgaben waren die Prozessschritte nicht klar. Teilweise mangelte es auch an der ganz grundsätzlichen Bearbeitung bestimmter Tätigkeiten in den Softwarelösungen.
Herausforderungen
Es sollte eine zentrale Lösung entwickelt werden, die einen Überblick über die einzelnen Geschäftsprozess und deren Verantwortlichen beinhaltet. Im Weiteren war wichtig, die Dokumentation der Prozesse zunächst visuell als FlowChart darzustellen, um jedem Mitarbeiter ein Verständnis für den Gesamtprozesses sowie seinen individuellen Beitrag zu ermöglichen. Für die konkreten Tätigkeiten sollten Beschreibungen in Textform mit Screenshots hinterlegt werden, um die Bearbeitung im Falle von Unterstützung und Vertretung effizient zu ermöglichen.
Unsere Lösung
Auf Basis der Anforderungen haben wir eine individuelle cloudbasierte Applikation entwickelt, welche alle der genannten Herausforderungen erfüllt. Die Applikation ermöglicht jederzeitigen Zugriff auf FlowCharts und Beschreibungen aus dem jeweiligen Prozess heraus. Ebenfalls werden zusammenhängende Prozesse dargestellt, um den Gesamtüberblick zu optimieren. Zusätzlich zu jedem Prozess kann die verantwortliche Person hinterlegt werden. Für die Aktualität der Dokumentationen wird eine automatische Erinnerung zur Prüfung der Dokumentationen in einem selbst definierten Rhythmus per E-Mail versendet.
Ergebnis und Vorteile
- Zeitersparnis von ca. 30% durch schnelles Auffinden relevanter Dokumentationen
- Detailliertes Prozessverständnis bei allen Mitarbeitern
- Reduzierung von Fehlern, durch klare Tätigkeitbeschreibungen
Harte Fakten
- Dauer der Umsetzung und Implementierung: 3 Wochen
- Zeitersparnis absolut pro Mitarbeiter: ca. 1 Std./Woche
- Investition: 3.000 €
Automatischer Import von Kassendaten
Ausgangssituation / Problem
Der Mandant unseres Kunden nutzt ein elektronisches Kassensystem, welches keine Möglichkeit bietet, Daten in einem DATEV kompatiblen Format zu exportieren. Zudem enthalten die einzelnen Exportdateien jeweils nicht alle erforderlichen Daten (Spalten), die für eine Verbuchung in der Buchhaltung notwendig sind. Da erfordert eine manuelle Erfassung der Buchungen in DATEV, was aufgrund der Vielzahl kleiner Buchungen sehr zeitaufwendig ist.
Herausforderungen
Die neu entwickelte Lösung sollte den automatisieren Import der Daten in die DATEV-Buchhaltung ermöglichen. Wichtig war dabei die Flexibilität, das bei neuen Arten von Geschäftsvorfällen sehr einfach die Buchungslogik im Tool (z.B. Auswahl des Kontos) angepasst und erweitert werden kann. Insgesamt sollte der Aufwand in der Kanzlei, als auch beim Mandanten deutlich reduziert werden.
Unsere Lösung
Auf Basis der Anforderungen haben wir ein individuelles, auf diesen Prozess zugeschnittenes Tool entwickelt. Der prozessbasierte Aufbau umfasst den Import der exportierten Kassendaten per Mausklick, sowie die automaische Konvertierung in DATEV-Buchungsstapel. Die zu bebuchenden Konten können je Geschäftsvorfall individuell und eigenständig im Tool hinterlegt werden. Für den Import der Buchungsdaten DATEV mittels Stapelverarbeitung sind dann nur noch wenige Mausklicks notwendig.
Ergebnis und Vorteile
- Zeitersparnis von ca. 80%
- Korrekte Verbuchung durch automatisierte Kontenzuordnung
- Kein Suchen von Differenzen beim Buchen
Harte Fakten
- Dauer der Umsetzung und Implementierung: 1 Woche
- Zeitersparnis absolut pro: 1,5 Std.
- Investition: 700 €
Tool zur Auszahlung von Tantiemen
Ausgangssituation / Problem
Vier Mal im Jahr zahlt ein Mandant unseres Kunden Tantiemen an seine Autoren aus. Basis für die Auszahlungen sind Daten aus einem eigenentwickelten System der internationalen Konzernmutter, die bisher manuell anhand von Excel-Listen zur Auszahlung angewiesen und in der Buchhaltung verbucht wurden. Dies war sehr aufwendig und aufgrund manueller Eingaben fehleranfällig.
Herausforderungen
Die neue Lösung sollte den Prozess effizienter gestalten, Fehlerrisiken minimieren und mehr Transparenz schaffen. Wichtig war eine flexible Lösung, die jederzeit schnell und einfach angepasst und erweitert werden kann, wenn sich z.B. Anforderungen oder die Datenbasis ändern.
Unsere Lösung
Wir entwickelten ein individuelles, auf diesen Prozess zugeschnittenes Tool. Der prozessbasierte Aufbau beinhaltet den Import der Basisdaten per Mausklick, die Aufbereitung von Buchungssätzen und Zahlungsdaten für In- und Ausland. Teil-Prozessschritte wurden um Plausibilisierungen zur Qualitätssicherungen ergänzt. Die Exporte der Buchungssätze erfolgen im DATEV-Format, die Zahlungsdaten werden im Format für den Import in die Online-Banking Software exportiert.
Ergebnis und Vorteile
- Zeitersparnis von ca. 95% (vorher 48 Std., danach 3 Std.)
- Fehlerrisiko auf nahezu null minimiert
- Mehr Transparenz über den gesamten Emittlungsprozess
Harte Fakten
- Entwicklungsdauer: 3 Wochen
- Zeitersparnis absolut je Termin: 45 Std.
- Amortisation schon mit dem ersten Auszahlungsrhythmus
- Investition: 3.000 €
Was wir mit unseren Kunden erreichen
Darauf sind wir bei FlowTact spezialisiert
Prozess-Analyse
Ausgangspunkt jeder Prozessoptimierung ist die Analyse der bestehenden Prozesse inklusive deren Abhängigkeiten. Wichtig ist es, den aktuellen Stand zu verstehen, um das bestmögliche Ergebnis bei der Optimierung herauszuholen. Nur wenn wir den Startpunkt kennen, können wir den Weg zum Ziel planen und umsetzen. Ergebnis: Sofortige Klarheit und Transparenz der aktuellen Abläufe und möglicher Optimierungspotenziale.
Dokumentation
Optimale Zusammenarbeit im Team erfordert Transparenz über die Abläufe und Tätigkeiten. Wir bieten Dir einfache Lösungen zu Dokumentation Deiner Prozesse und unterstützen Dich bei deren Umsetzung. Wichig ist uns dabei, dass gerade die Dokumentation einfach und effizient erfolgen kann. Dafür haben wir eine Plattform entwickelt, welche wir bei Bedarf mit wenigen Schritten in Deiner Kanzlei implementieren. Ergebnis: Klare Prozesse, weniger Fehler, optimale Zusammenarbeit.
Dokumentenmanagement
Um effizientes Arbeiten zu ermöglichen ist es wichtig, Dokumente und Unterlagen schnell zu finden und von überall darauf zugreifen zu können. Wir optimieren bestehende oder implementieren neue Lösungen, die genau das ermöglichen. Mittels Schnittstellen binden wir diese auch an andere Systeme an, um einen automatischen und effizienten Datenaustausch zu ermöglichen. Ergebnis: Keine nervige Suche von Dokumenten und Dateien, dank reibungsloser Sicherung und Übermittlung.
Reportings
Gerade in der heutigen Zeit, in der die Geschwindigkeit zunimmt und immer mehr Impulse auf uns einprasseln, ist Transparenz ein hohes Gut und unerlässlich für eine effiziente Unternehmensführung und Beratung. Mit speziell auf Deine Kanzlei und Deine Bedürfnisse entwickelten Reportings schaffen wir für Dich die optimale Grundlage, den Überblick zu behalten und die richtigen Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Ergebnis: Volle Transparenz zu jeder Zeit und eine optimale Grundlage für die richtigen Wege zu gehen.
Strategie / Struktur / Workflows
Neben der Detailoptimierung einzelner Prozesse ist auch der Blick auf Strategie, Struktur und Workflows im Allgemeinen (auf Meta-Ebene) enorm wichtig. Wir entwickeln mit Dir gemeinsam genau diese Strategie und erstellen einen Fahrplan, welche Optimierung wann umgesetzt werden sollen und können. Ergebnis: Handbuch für die mittel- und langfristige strategische Digitalisierungsumsetzung.
Prozessdesign und Flowcharts
Ausgehend vom IST-Stand entwickeln wir mit dir zusammen die optimalen neuen Prozesse. Durch unsere jahrelange Erfahrung in Steuerkanzleien und Expertise aus hunderten Projekten finden wir die bestmöglichen Prozesse für Deine Kanzlei. Durch die Visualisieren mit Flowcharts erhält jeder im Team ein sofortiges Verständnis der neuen Abläufe und kann die neuen Prozesse somit sehr einfach umsetzen. Ergebnis: Einfache und klare Prozesse, mehr Effizienz, weniger Fehler, optimale Zusammenarbeit.
Checklisten
Effizientes Arbeiten bei hoher Qualität erfordert stets den Überblick zu bewahren. Checklisten für einmalige oder wiederkehrenden Aufgaben sind ein einfaches und mächtiges Werkzeug. Wir implementieren neben einfachen Checklisten mit umfangreicher Funktionalität auch Lösungen, mit denen sich Checklisten automatisiert und wiederkehrend erstellen lassen. Ergebnis: Qualitätssicherung, Risikominimierung und Effizienz in allen Aufgaben.
Optimierungs-Konzepte
Nachdem die IST-Analyse durchgeführt wurde, erarbeiten wir Optimierungspotenziale und entwickeln wir Ideen, Vorschläge und Konzepte für künftige Abläufe. Dabei greifen wir auf einen umfangreichen Erfahrungsschatz aus zig Projekten zurück, um adaptieren so auch Prozesse aus anderen Unternehmen für ein effizienteres Vorgehen. Ergebnis: Detailliertes Handbuch für die einfache Umsetzung der nächsten Optimierungs-Schritte.
Schulung
Prozessoptimierung ist kein einmaliges Vorgehen. Es ist ein Prozess an sich. Daher schulen wir Dein Team darin, wie IST-Analysen von Prozessen effektiv erstellt werden können, wie sich Optimierungspotenziale erkennen lassen und wie diese umgesetzt und implementiert werden können. Unsere Schulungen umfassen sowohl den theoretischen Part (Wie, was, wieso?) als auch die konkrete technische Umsetzung. Ergebnis: Dein Team beherrscht alle optimierten Prozesse aus dem FF und entwickelt eine eigene Optimierungskompetenz.
„Die richtigen Tools und Systeme zu implementieren, ermöglicht es Steuerkanzleien, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Beratung Deiner Mandanten – während wir uns um die Optimierung Deiner Prozesse kümmern.“
Laura Uhl
Schnittstellen / Datenimporte
Die Anzahl von Softwarelösungen, Tool sind Cloudanwendungen nimmt immer mehr zu. Doch nicht immer verfügen diese Systemüber die richtigen Schnittstellen, um eine schnelle, effizient und fehlerfreien Datenübertragung zu ermöglichen. Hier setzen wir an und Verbindung Systeme, für die es eigentlich gar keine Verbindung gibt. Aus der Vielzahl unserer Projekte kennen wir mittlerweile zwar nicht alle Systeme, aber finden immer einen Weg, mit dem wir Daten einfach von A nach B übermitteln.
Maßgeschneiderte Tools
Unbegrenzte Lösungen für einzigartige Bedürfnisse: Wir schaffen maßgeschneiderte Tools für kleinere Prozesse und Aufgaben, für die es keine Standardlösungen gibt. Für maximal Effizienz setzen wir alle Deine Wünschen um, die technisch implementiert werden können. Von der Konzeption bis zur praktischen Umsetzung inklusive Support stehen wir Dir zur Seite, um auch die Potenziale in den kleinen Bereichen Deiner Kanzlei voll auszuschöpfen.
Standardisierte Softwarelösungen
Mit den richtigen Softwarelösungen optimieren wir Prozesse, die bisher nicht digitalisiert sind. Mit unserem fundierten Know-how aus zahlreichen Projekten wählen wir die perfekte Software für Deine Kanzlei aus. Von der Planung bis zur Nachbetreuung sind wir an Deiner Seite – für eine reibungslose Implementierung und kontinuierliche Verbesserung. Gemeinsam gestalten wir damit die digitale Zukunft Deiner Kanzlei effizienter und erfolgreicher.
Web-Applikationen
Mit individuell auf Deine Kanzlei und deren Prozesse zugeschnittenen Webapplikationen bringen wir die Optimierung und Automatisierung auf ein neues Level. Egal vor welcher digitalen Herausforderung Du stehst, mit der richtigen Applikation sparst Du Zeit, erhöhst die Transparenz und schaffst mehr Produktivität. Unsere Erfahrung sowie unser Portfolio an bisher entwickeln Applikation ist so umfangreich, dass wir auch für Deine Prozesse die passende Lösungen von der Konzeption bis zur finalen Implementierung entwickeln. Und das Beste: Du hast jederzeit von überall aus Zugriff.
Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz schafft immer mehr Möglichkeiten, die wir gerade in unseren geschäftlichen Bereichen nutzen können. In unseren Lösungen binden wir daher zunehmen selbst entwickelte KIs ein, oder implementieren vorhandene KI-Modelle. Wobei Datenschutz und -sicherheit an oberster Stelle stehen. Zudem unterstützen wir Dich dabei, wie Du KI in Deinem geschäftlichen Alltag oder für spezielle Aufgaben und Projekte sinnvoll und wertschöpfend nutzen kannst.
Automatische Workflows
Bei vielen Prozesse ist es heutzutage nicht mehr notwendig, dass Mitarbeiter diese Tätigkeit übernehmen. Die Digitalisierung ermöglicht es, Prozesse automatisiert ablaufen zu lassen, bei gleichzeitig höherer Qualität gegenüber einer manuellen Bearbeitung. Wir entwickeln Automatismen für genau diese Bereiche, wobei wir stets die Möglichkeiten schaffen die Ergebnisse effizient zu prüfen und notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Das schafft Freiraum für wichtige Aufgaben und erhöht stetig das Vertrauen in digitale Lösungen.
„Viele unserer Kunden müssen nach der Implementierung erstmal überlegen, was Sie mit der neu gewonnen Zeit anfangen.“
Laura Uhl
Bereit für eine Flow-Analyse?
Lass uns gemeinsam in einer 30-minütigen Flow-Analyse herausfinden, wie auch Du von unserer Expertise* profitieren kannst.
*Mit unserem Überbrückungshilfetool und weiteren Projekten machen wir schon mehr als 700 Steuerberater und Steuerberaterinnen glücklich.
Häufig gestellte Fragen
Die Flow-Analyse ist eine Online-Meeting, in dem wir eine konkrete Herausforderung aus Deiner Kanzlei analysieren. Du bekommst von uns erste Ideen und Ansätze, was Du optimieren kannst.
Zudem dient die Flow-Analyse dazu, damit wir uns kennenlernen, um festzustellen, ob wir zueinander passen, Denn nur dann kennen wir richtig geile Ergebnisse zusammen erzielen.
Die Flow-Analyse ist zu 100% kostenlos und Du kannst alle unsere Ideen und Ansätze uneingeschränkt umsetzen und nutzen. Egal, ob wir dann gemeinsam Dein Flow-Projekt starten oder nicht.
Ideal ist es, wenn Du eine konkrete Herausforderung hast, auf die wir uns fokussieren und über die wir sprechen können.
Nach der Flow-Analyse kannst Du in Ruhe entscheiden, ob wir gemeinsam Dein Projekt starten oder Du noch warten möchtest.
Wenn Du Dich für das Projekt mit uns entscheidest folgt ein Meeting, in dem wir Deine Herausforderung detailliert analysieren, um Dir ein konkretes Angebot zuzusenden.
Danach starten wir dann mit der Umsetzung.
Dass Du Bock auf Veränderung und Weiterentwicklung hast. Denn nur, wenn Du selbst voll hinter Deinem Projekt stehst steht, können wir top Ergebnisse erzielen und Dich , Deine Kanzlei und Deine Mitarbeiter auf das nächste Level heben.