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Minimaler Invest, maximale Rendite.

Zentrale Dokumentation von Prozessen

Ausgangssituation / Problem

Die Prozesse unseres Kunden waren bisher nicht oder nur teilweise dokumentiert. Es war nicht klar, welche Prozesse überhaupt bestehen und wer jeweils verantwortlich dafür ist. Zudem fehlte Mitarbeitern in verschiedenen Bereich das Verständnis ihres Beitrags zum Gesamtprozess und für einzelne Aufgaben waren die Prozessschritte nicht klar. Teilweise mangelte es auch an der ganz grundsätzlichen Bearbeitung bestimmter Tätigkeiten in den Softwarelösungen.

Herausforderungen

Es sollte eine zentrale Lösung entwickelt werden, die einen Überblick über die einzelnen Geschäftsprozess und deren Verantwortlichen beinhaltet. Im Weiteren war wichtig, die Dokumentation der Prozesse zunächst visuell als FlowChart darzustellen, um jedem Mitarbeiter ein Verständnis für den Gesamtprozesses sowie seinen individuellen Beitrag zu ermöglichen. Für die konkreten Tätigkeiten sollten Beschreibungen in Textform mit Screenshots hinterlegt werden, um die Bearbeitung im Falle von Unterstützung und Vertretung effizient zu ermöglichen.

Unsere Lösung

Auf Basis der Anforderungen haben wir eine individuelle cloudbasierte Applikation entwickelt, welche alle der genannten Herausforderungen erfüllt. Die Applikation ermöglicht jederzeitigen Zugriff auf FlowCharts und Beschreibungen aus dem jeweiligen Prozess heraus. Ebenfalls werden zusammenhängende Prozesse dargestellt, um den Gesamtüberblick zu optimieren. Zusätzlich zu jedem Prozess kann die verantwortliche Person hinterlegt werden. Für die Aktualität der Dokumentationen wird eine automatische Erinnerung zur Prüfung der Dokumentationen in einem selbst definierten Rhythmus per E-Mail versendet.

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Ergebnis und Vorteile

  • Zeitersparnis von ca. 30% durch schnelles Auffinden relevanter Dokumentationen
  • Detailliertes Prozessverständnis bei allen Mitarbeitern
  • Reduzierung von Fehlern, durch klare Tätigkeitbeschreibungen

Harte Fakten

  • Dauer der Umsetzung und Implementierung: 3 Wochen
  • Zeitersparnis absolut pro Mitarbeiter: ca. 1 Std./Woche
  • Investition: 3.000 €