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Minimaler Invest, maximale Rendite.

Tool zur Auszahlung von Tantiemen

Ausgangssituation / Problem

Vier Mal im Jahr zahlt ein Mandant unseres Kunden Tantiemen an seine Autoren aus. Basis für die Auszahlungen sind Daten aus einem eigenentwickelten System der internationalen Konzernmutter, die bisher manuell anhand von Excel-Listen zur Auszahlung angewiesen und in der Buchhaltung verbucht wurden. Dies war sehr aufwendig und aufgrund manueller Eingaben fehleranfällig.

Herausforderungen

Die neue Lösung sollte den Prozess effizienter gestalten, Fehlerrisiken minimieren und mehr Transparenz schaffen. Wichtig war eine flexible Lösung, die jederzeit schnell und einfach angepasst und erweitert werden kann, wenn sich z.B. Anforderungen oder die Datenbasis ändern.

Unsere Lösung

Wir entwickelten ein individuelles, auf diesen Prozess zugeschnittenes Tool. Der prozessbasierte Aufbau beinhaltet den Import der Basisdaten per Mausklick, die Aufbereitung von Buchungssätzen und Zahlungsdaten für In- und Ausland. Teil-Prozessschritte wurden um Plausibilisierungen zur Qualitätssicherungen ergänzt. Die Exporte der Buchungssätze erfolgen im DATEV-Format, die Zahlungsdaten werden im Format für den Import in die Online-Banking Software exportiert.

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Ergebnis und Vorteile

  • Zeitersparnis von ca. 95% (vorher 48 Std., danach 3 Std.)
  • Fehlerrisiko auf nahezu null minimiert
  • Mehr Transparenz über den gesamten Emittlungsprozess

Harte Fakten

  • Entwicklungsdauer: 3 Wochen
  • Zeitersparnis absolut je Termin: 45 Std.
  • Amortisation schon mit dem ersten Auszahlungsrhythmus
  • Investition: 3.000 €