Minimaler Invest, maximale Rendite.
Ausgangssituation / Problem
Der Mandant unseres Kunden – eine Steuerkanzlei – nutzt ein Online-Shop-System, welches keine Möglichkeit bietet, Daten an Unternehmen online zu übertragen. Eine Standardlösung zum automatischen Abruf der Rechnungen aus dem Online-Shop und Übertragung nach DATEV Unternehmen online wies Lücken beim Abruf auf und konnte nicht flexibel an die Bedürfnisse der zu übertragenden Daten angepasst werden. Manuelle Exportmöglichkeiten konnten ebenfalls nicht mit allen relevanten Daten eingerichtet werden. Eine automatisierte Zuordnung von Zahlungen zu den Rechnungen war ebenfalls nicht möglich, da in fast allen Fällen mittels Paypal gezahlt wird und die PayPal-ID für die Zuordnung fehlt. Dies führte zu enormer Aufwand bei Mandant und Steuerkanzlei zur Anpassung bereitgestellter Daten und deren Verbuchung. Insgesamt war der Prozess zeitaufwendig und fehleranfällig.
Herausforderungen
Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, welche die Ausgangsrechnungen und Buchungsdaten automatisiert abruft, in DATEV-Buchungssätze konvertiert und die PDF-Dokumente in Unternehmen online übertragt und mit den Buchungssätzen verlinkt. Bei Zahlungen mittels PayPal sollte die PayPal-ID als Belegnummer in die Buchungssätze übernommen werden, um spätere Zahlungen automatisiert zuordnen zu können. Der Mandant sollte zudem von manuellen Datenexporten befreit werden.
Durch unsere Webapplikation können die Ausgangsrechnungen des Online-Shops nun automatisch abgerufen und nach Unternehmen online übertragen werden. Zudem werden alle relevanten Rechnungsdaten inklusive der PayPal-ID (wenn vorhanden) abgerufen und automatisch in Buchungssätze konvertiert sowie die definierten Erlöskonten je Artikel und Steuersatz zugeordnet. Bei Zahlungen mittels PaylPal wird die PayPay-ID in Belegfeld 1 übernommen, was eine 100%-ige Erkennung und automatische Zuordnung der späteren Zahlungen ermöglicht. Die erstellten DATEV-Buchungssätze können aus der App exportiert und in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen über die Stapelverarbeitung importiert werden.
Der Mandant unseres Kunden ist nun vollständig bei diesem Prozess entlastet und muss keine manuellen Schritte mehr durchführen.
Ergebnis und Vorteile
Harte Fakten